Типичные ошибки WMS проектов

Для WMS проектов характерно большинство ошибок, которые часто допускают при внедрении и других классов бизнес-систем: это неверное планирование и постановка технического задания (ТЗ), плохое взаимодействие в рамках проектной команды, плохая подготовка персонала ко внедрению, несоблюдение порядка проектных фаз, переоценка собственных сил и завышенные ожидания от проекта.

Внедрение как дань моде

Чтобы внедрение WMS системы имело успех, недостаточно руководствоваться принципом «сделаем как у соседей». Нужно четко понимать, какие реальные недостатки работы существующего склада система поможет устранить, чтобы именно на них акцентировать внимание в ходе проекта. При этом нужно понимать, что WMS – не панацея от всех бед, есть немало вопросов, которые решаются не путем автоматизации.

Ошибки планирования

Самые критичные ошибки происходят еще на этапе планирования самого склада и его процессов – например, неправильно спланированные мощности зоны отбора после внедрения напрямую влияют на производительность склада. Также важно иметь четко и прозрачно составленное техническое задание. Только в том случае если обе стороны в деталях понимают, что требуется и что в результате поставляется, проект может быть успешно реализован. Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Некомпетентный выбор партнера и решения

Рынок WMS решений чрезвычайно конкурентен: количество решений и поставщиков исчисляется несколькими десятками. При этом любой поставщик представляет свое решение наиболее продвинутым и эффективным, что осложняет выбор и увеличивает риски при внедрении. Поэтому этапу анализа и выбору WMS-решений нужно уделить особое внимание: изучить проектную практику компаний, отзывы заказчиков и примерить возможности системы на себя. Совершенно не верным является подход, когда система приобретается «на вырост»: это не только удорожает проект, но и может обернуться его полным провалом.

Отсутствие взаимодействия в проектной команде

Отсутствие налаженной обратной связи между командами исполнителя и заказчика может не только затянуть проект, но и вообще свети его на «нет». Оно может привести также к некорректной адаптации решения к бизнес-процессам заказчика.

Чтобы проектная команда работала полноценно, следует иметь проектного менеджера со стороны заказчика, который обладает временем на участие в нем (как правило, это директор по логистике или руководитель склада). В проектную группу обязательно должны входить будущие пользователи WMS. Состав группы нужно закрепить документально, предварительно еще раз оценив занятость ее участников.

Неподготовленный персонал

По словам Игоря Сидоренко, коммерческого директора «Бухта (Buhta)», недостаточная подготовленность персонала к самому процессу внедрения системы также может серьезно осложнить дело. Бывает, что в связи с текущей загруженностью, не весь персонал проходит обучение до запуска системы в промышленную эксплуатацию, что может вызывать сложности в работе на начальном этапе. «Чаще всего процесс внедрения проводится в низкий для компании сезон по загруженности. И в нашей практике были случаи, когда в этот ответственный момент ключевые сотрудники были отправлены в отпуск», - рассказал эксперт.

ьтате будет способствовать уменьшению противостояния коллектива изменениям.

Нарушение проектных фаз

Очень важна сама технология ввода системы в эксплуатацию, и вместе с тем очень часто нарушается именно она. Поставщики могут ставить самоцелью продажи лицензий, не акцентируя внимания на консалтинге. Если учесть, что его стоимость соизмерима и со стоимостью лицензий, и со стоимостью оборудования, то кажется, что это экономия трети средств. Между тем покупка системы без консалтинга зачастую заранее предрекает неудачу проекта, поскольку поставщик может просто отказаться поддерживать проданное решение. Внедрение должно производиться компанией заказчиком и поставщиком в тесной связке друг с другом.

Некачественный обмен данными WMS/ERP

Еще одна распространенная ошибка - некачественная организация обмена данными между WMS и ERP или учетной системой заказчика. «Без комплексной интеграции нельзя добиться важных целей WMS-проекта - максимально сократить ручной труд по обработке информации и позволить заинтересованным лицам в режиме online получать консолидированные данные о товарном запасе по всем подразделениям компании», - говорит Илья Лужанский, бизнес-аналитик направления «Логистика» компании Ansoft.

Некачественная адаптация

Внедрение WMS – это не просто продажа системы. Это прежде всего ее адаптация под конкретного заказчика. Проблемы могут возникать не только по причине того, что заказчик, например, захотел сэкономить. Поставщик системы не всегда является владельцем кода. Разработчики систем не всегда идут на изменение кода для конкретного заказчика. Нередко требования, предъявляемые к изменению стандартной функциональности диктуются бизнес-процессом, отличающимся от общепринятых бизнес-практик. Необходимо четко проанализировать причины отклонений и оценить правильность выдвинутых требований на изменения. В противном случае неправильно принятые решения грозят необходимостью вносить коррективы уже после запуска системы в эксплуатацию.

Завышенные ожидания

Завышенные ожидания от проектов возникают у клиентов очень часто, особенно под влиянием чрезмерной маркетинговой активности со стороны поставщиков. Вполне естественно, что чем выше эти ожидания, тем больше потом разочарование. Поэтому любое решение необходимо оценивать трезво и не ждать мгновенного экономического чуда.

Система WMS не защищает от краж, не формирует цены, не обезопасит на 100% бизнес от негативного влияния «человеческого фактора». Заблуждением также является мнение, что, купив WMS, можно больше ничего не делать – поддержку, доработку, тестирование системы никто не отменял.

Возврат инвестиций

Расчет возврата инвестиций от внедрения WMS лучше провести самостоятельно. Предварительно нужно четко решить, какой суммой располагает компания конкретно на этот проект, и быть готовым, что бюджет может незначительно вырасти в ходе проекта. При этом в бюджет необходимо заложить затраты на оборудование, содержание системы. Посчитать ориентировочные затраты на оборудование можно, прибавив 40% к указанной стоимости. В WMS проектах 30% стоимости, как правило, приходится на лицензии и 70% - на услуги консалтинга и внедрения.

Сроки проекта

Сроки разработки и реализации проекта особенно для строящихся складов) имеют важнейшее значение. Но чрезмерное форсирование внедрения WMS может привести к снижению качества работы системы. Поэтому определять, «на когда», лучше, не только учитывая собственные потребности, но и советуясь с поставщиком – для отдельно взятого склада сроки внедрения зависят от размера объекта и сложности бизнес-процессов.

Человеческий фактор

Как бы система управления складом ни контролировала процессы, нужно быть готовым к тому, что может проявиться «человеческий фактор». Хотя в самих WMS есть возможность тройного контроля действий сотрудников склада, иногда они уверены, что «знают лучше, чем система». Поэтому персонал, который будет работать с WMS, нужно подбирать очень тщательно. Как вариант, можно провести для него мини-экзамен на знание процессов.