«Цитрос» (SL Soft): решение трех популярных задач документооборота
Автоматизация электронного документооборота — сложный процесс, требующий комплексного подхода. Недочеты на одном из этапов работы с документами могут нивелировать положительный эффект от всего внедрения. С какими неочевидными сложностями можно столкнуться при автоматизации ЭДО — разбираем с командой «Цитрос» компании SL Soft (ГК Softline).
Проблема 1: ручной перенос данных из кабинетов операторов ЭДО в информационные системы компании
Возникновение ручных манипуляций при переносе данных из одной системы в другую связано с неполной автоматизацией. Чаще всего это происходит в двух случаях.
Первый: в компании нет СЭД или иного решения, позволяющего организовывать электронное подписание документов, либо отсутствует коннектор от информационной системы к оператору ЭДО. Документы приходится вручную вносить из учетных систем в личные кабинеты операторов ЭДО, там подписывать и отправлять контрагенту. Аналогичные ручные операции проводятся и при работе с входящими документами.
Второй: при получении документов неформализованного типа (а к ним относятся договоры, приложения, спецификации, акты оказанных услуг и другие), карточка такого документа в личном кабинете оператора ЭДО чаще всего содержит неполные данные. Если в СЭД отсутствует сервис оцифровки документов, позволяющий автоматически забирать данные из ЛК и создавать карточку документа с полностью заполненными атрибутами, это приходится выполнять вручную.
Таким образом, из-за ручного переноса данных процесс ЭДО становится медленным, трудозатратным, повышается вероятность ошибок. В среднем издержки на ФОТ бухгалтера или иного специалиста, вручную обрабатывающего документы, составляют 2-5 млн рублей/год, хотя, безусловно, цифра зависит от региона и числа задействованных сотрудников. Но есть и другие виды издержек: потери от скорости возмещения НДС за счет медленного процесса заключения сделок и выставления документов, кассовые разрывы. Для некоторых сфер (например, лизинга и кредитования), возрастает риск потери потенциальных клиентов, которые из-за медленного процесса заключения сделок могут предпочесть предложение конкурента.
Решение: использование современной СЭД, включающей в себя дополнительные сервисы, минимизирующие рутинные операции. Так, например, «Цитрос СЭД» предназначен для автоматизации управленческого и канцелярского документооборота, повышения исполнительской дисциплины. Решение поддерживает работу с электронными подписями и машиночитаемыми доверенностями, содержит встроенный модуль OCR для распознавания документов и интеллектуальные сервисы для классификации документов, их сравнения между собой, проверки корректности данных и выполнения других функций.
Проблема 2: сложный и дорогой документооборот при работе с несколькими операторами ЭДО
С данной ситуацией чаще сталкиваются крупные компании: они работают с большим числом контрагентов, которые подключены к различным операторам ЭДО. Есть ограничения межоператорного роуминга при работе с документами, особенно с электронными транспортными накладными и машиночитаемыми доверенностями.
Поэтому пользователям приходится работать в множестве сервисов, чтобы вручную маршрутизировать документы — это замедляет процесс документооборота, а также влечет за собой ошибки и утерю документов.
Второй вариант — использование коннекторов от СЭД к операторам ЭДО. Поскольку операторов ЭДО несколько, то и коннекторов тоже несколько. Следует учитывать затраты на их поддержку — ЭДО является динамично развивающейся сферой, и связанное с ним программное обеспечение нуждается в регулярных обновлениях. По оценкам заказчиков, ежегодно на содержание одного такого коннектора требуется около 3 млн рублей — в эту сумму входят расходы на оборудование, интеграционное программное обеспечение, проектную команду, разработку интеграции и поддержку со стороны операторов ЭДО. При увеличении количества операторов ЭДО растет и число коннекторов.
Решение: использование межоператорного шлюза для обмена юридически значимыми документами — он подключается к нужным операторам ЭДО и информационным системам самой компании. Отпадает необходимость самостоятельной разработки и поддержки коннекторов, что значительно сокращает затраты. Таким решением является «Цитрос ЮЗ ЭДО», которое, кстати, поддерживает не только работу с операторами ЭДО, но и с операторами электронных перевозочных документов, с системой «Честный знак», а также с системой прослеживаемости импортного товара. При этом пользователи могут работать в привычных для себя информационных системах.
Проблема 3: разрозненное хранение документов и некорректная поддержка юридической значимости
В организации могут быть автоматизированы все процессы жизненного цикла документов: создание, подписание и отправка контрагентам и в госорганы, а также их обработка. Но если электронный архив реализован некорректно, то данные хранятся разрозненно, а компания продолжает печатать электронные документы и хранить подписанные бумаги. Следовательно, появляется риск нарушений при их хранении, что может привести к начислению штрафов. Некорректная поддержка юридической значимости документов на протяжении срока хранения чревата вероятностью признания документов (и оформленных с их помощью сделок) недействительными.
Для компании численностью около 5 тысяч сотрудников и с годовым документооборотом в объеме 500 тысяч документов издержки могут достигать 14+ млн рублей ежегодно. На иллюстрации вы можете более подробно ознакомиться с примером расчетов и применить их к своей организации, чтобы понять величину издержек в вашей компании, если у вас нет электронного архива или он не отвечает актуальным требованиям законодательства.
Решение: применение электронного архива. В этом случае целесообразно хранить там не только электронные документы, но и оцифрованные копии бумажных, то есть провести ретроконверсию. Это позволяет обрабатывать полный объем информации и легко находить нужные данные. При выборе продукта важно обратить внимание на функциональность, связанную с возможностью долгосрочного хранения с обеспечением легитимности электронных подписей. «Цитрос Архив» является полноценной системой хранения электронных документов, соответствует актуальному российскому законодательству и включает в себя дополнительные сервисы по распознаванию данных, а также интеллектуальных помощников.
Продукты «Цитрос» для автоматизации документооборота
Линейка продуктов «Цитрос» — это экосистема ИТ-решений для покрытия всех задач по электронному документообороту. Все решения «Цитрос» построены на единой платформе, поэтому между ними не требуется настраивать дополнительных интеграций. Архитектура продуктов и расширяемый API позволяют легко встроиться в любой существующий ИТ-ландшафт, без необходимости значительного перепроектирования ИТ-архитектуры организации и доработок имеющихся систем.
«Цитрос СЭД» — программное обеспечение для автоматизации управленческого и канцелярского документооборота. Повышает эффективность работы за счет цифровизации типовых процедур.
«Цитрос Архив» — электронная система долговременного хранения документов. Помогает упорядочивать и использовать архивную документацию в соответствии с требованиями законодательства, в том числе, Приказом Росархива от 31.07.2023 №77. Обеспечивает юридическую значимость, отслеживая сроки действия электронных подписей. Существуют специализированные конфигурации для работы с клиентскими досье, финансовой, технической и проектной документацией.
«Цитрос СЭД» и «Цитрос Архив» содержат в себе дополнительные сервисы. Встроенный сервис оцифровки документов распознает, извлекает, обрабатывает данные из скан-образов и цифровых копий. Интеллектуальные сервисы помогают пользователям системы на всех этапах: классифицируют документы по содержимому, проверяют данные и ищут типовые ошибки, заполняют атрибуты регистрационных карточек и предлагают индивидуальные подсказки пользователям на основе анализа их действий.
«Цитрос ЮЗ ЭДО» — решение для обмена электронными документами с сохранением юридической значимости. «Цитрос ЮЗ ЭДО» интегрируется со всеми существующими ИТ-системами компании и позволяет напрямую маршрутизировать юридически значимые документы в оператора ЭДО и наоборот. Обмен документами внутри холдинга происходит через внутреннего оператора и не влечет дополнительных затрат.
