25 сентября 2019 года в Москве состоялась конференция TAdviser СЭД И ECM DAY 2019, организованная аналитическим центром TAdviser. На мероприятии участники обсудили, как развивается рынок СЭД/ECM-систем в России, какие технологии становятся приоритетными для заказчиков, насколько клиенты готовы к облачным СЭД и многие другие вопросы.

Конференцию в общей сложности посетили более 160 человек.

Открыл мероприятие модератор Алексей Шалагинов, который рассказал о тенденциях ECM в цифровой экономике. Ведущие системы ECM интегрируются c CRM, ERP, HRM и другими бизнес-платформами. Системы ECM должны предоставлять доступ к нужным документам так, чтобы за ними не приходилось «охотиться» и можно было быстро найти то, что нужно. Также они должны обеспечивать полноту актуальной информации, из которой можно сложить ясную картину о любом аспекте работы организации. Это необходимо, чтобы руководители могли принимать адекватные и взвешенные решения. Системы ECM должны иметь функции защиты и шифрования данных, чтобы исключить неавторизованный доступ к ним, а пользовательский интерфейс - быть интуитивно понятен каждому специалисту в соответствии с его профилем и не требовать особого процесса обучения.

Исследование IDC показывает, что большинство сотрудников проводит большую часть времени вне офиса. Поэтому очень важно, чтобы мобильные приложения обеспечивали защищённый доступ к системам ЕСМ, - отметил модератор во вступительном слове.

Опыт заказчиков, мнения экспертов

Дмитрий Cорокин, начальник отдела Министерства экономического развития РФ, рассказал о централизации системы электронного документооборота в правительственном комплексе. В результате нее планируется достичь сокращения административных и управленческих процессов, перейти к процессно-реестровой модели государственного управления, от работы с документами к работе с метаданными и данными. В планах также - создать типовое автоматизированное рабочее место государственного служащего, повысить скорость принятия управленческих решений, сократить издержки государственных органов за счёт автоматизации типовых процессов.

Дмитрий Cорокин, начальник отдела Министерства экономического развития Российской Федерации

Денис Ананьев, руководитель проектов дивизиона «Цифровой корпоративный банк» Сбербанка, представил доклад «Интернет-банк для бизнеса как платформа для B2B-взаимодействия компаний». По состоянию на сентябрь на платформе «Сбербанк-Бизнес-Онлайн» представлено более 30 сервисов для бизнеса, таких как бухгалтерия онлайн, облачный склад, управление торговой точкой, бизнес-аналитика, CRM и многое другое. Интернет-банк выступает как единая точкой входа с бесшовным переходом в любой из сервисов. Он может стать удобной платформой для B2B-взаимодействия предприятий, полностью замкнув на себе весь процесс бизнес-взаимодействия.

Интернет-банк может выступать как платформа для ЭДО. Поэтому мы интегрировали в него систему ЭДО с целью формирования общедоступной платформы электронного документооборота для всех предприятий РФ. На примере работы с банком мы обучаем клиентов использовать ее между собой, - пояснил Денис Ананьев.

Денис Ананьев, руководитель проектов дивизиона «Цифровой корпоративный банк» ПАО Сбербанк

Далее клиенты сами будут вовлекать своих партнёров в электронный документооборот. Возможность ЭДО может стать самостоятельным драйвером роста числа клиентов банка. Уже сейчас «Сбербанк-Бизнес-Онлайн» позволяет полностью автоматизировать бизнес-взаимодействие партнёров.

Павел Смирнов, руководитель проектов ИТ департамента группы компаний «ПИК», рассказал об электронном документообороте на базе платформы TESSA в своей организации. В группе существует большой внутренний документооборот по всем видам деятельности: проектирование, производство, строительство. У «ПИК» более 11 тыс. контрагентов, которые производят более 200 тыс. документов ежемесячно.

Павел Смирнов, руководитель проектов ИТ департамента группы компаний «ПИК»

Цели проекта по созданию системы ЭДО на базе TESSA, по словам спикера: организация единого электронного архива документов в «ПИК», исключение формальных и дублированных операций по обработке документов во множестве систем, оптимизация процессов за счёт электронного согласования и подписания документов. TESSA позволяет загружать большие файлы чертежей (100 Мб и более). Платформа получила подтверждение от Госстройнадзора по Москве и МО о готовности принимать исполнительную документацию, подписанную электронной цифровой подписью.

Эффекты от внедрения TESSA: получен сквозной контролируемый процесс от приёмки заказа до подписания и оплаты акта выполненных работ, а также сокращены сроки подписания исполнительной документации более чем в 3 раза, - отметил Павел Смирнов.

Михаил Северов, руководитель направления по развитию бизнес систем компании «Русские башни», рассказал о размытии границ ECM, CRM, BPM в своём докладе «Один в поле не воин». Спикер подчеркнул, что растущая урбанизация населения и новые технологии мобильной связи требуют новых подходов к управлению городской инфраструктурой. Поэтому в компании «Русские Башни» была создана ИТ-платформа «РУБАХА» для инфраструктурного бизнеса, чтобы сделать ECM частью интеграционного сервиса, доступного через API.

Михаил Северов, руководитель направления по развитию бизнес систем компании «Русские Башни»

РУБАХА позволяет по-другому взглянуть на процессы работы модулей и систем компании. Сотрудники должны работать в привычных системах. ECM должна иметь хранилище документов, матрицу прав доступа и API для работы с этими документами. Новые документы создаются и открываются в привычных системах, но физически сохраняются в хранилище ECM. В самих же системах сохраняются только ссылки на документы, размещённые в хранилище. API проверяет права доступа сотрудника, и только после этого документ открывается в привычном интерфейсе системы, - объяснил Михаил Северов.

Владимир Дудницкий, руководитель отдела цифровых технологий «НАЦЛИЗИНГ», представил кейс внедрения ЭДО с внешними контрагентами в компании. Докладчик рассказал о специфике лизинговых сделок: прежде всего, необходимо сделать проверки лизингополучателя, для чего требуется получить согласие на обработку персональных данных. Поставщик оборудования и лизингополучатель более чем в 2/3 случаев находятся в разных населенных пунктах. Договор купли-продажи подписывается с 3-х сторон: лизинговая компания – поставщик – лизингополучатель. В пакете документов каждой сделки заключаются договора поручительства с поручителями (физическими лицами).

Владимир Дудницкий, руководитель отдела цифровых технологий «НАЦЛИЗИНГ», представил «Кейс: внедрение ЭДО с внешними контрагентами в «НАЦЛИЗИНГ»

Преимущества ЭДО при этом очевидны: сокращение времени на передачу документов, снижение риска их утраты, уменьшение трудозатрат на обработку документов, оптимизация бизнес-процесса, снижение почтовых расходов. По мнению Владимира Дудницкого:

У каждого физического лица должна быть собственная усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она нужно выдавать сотруднику организации, подписывающему документы. Передача собственной электронной подписи другим лицам должна быть запрещена. Обеспечение УКЭП стоит сделать государственной функцией. И важно, чтобы установка, настройка и использование УКЭП не требовала специальных профессиональных навыков и знаний. Нужно также создать систему уведомлений об использовании УКЭП, - поделился мнением с участниками конференции представитель «НАЦЛИЗИНГ».

Евгения Фрейлих, ведущий менеджер отдела специальных проектов электронного бизнеса департамента электронного бизнеса СМБ банка Промсвязьбанка, рассказала о том, «Как электронный документооборот спасает лес: Экология банковского обслуживания». По ее мнению, электронный документооборот пока не получил достаточного развития в системах дистанционного банковского обслуживания, хотя функционал частично реализован у ряда банков. Прослеживается явный тренд к расширению возможностей документооборота, отметила докладчица. Электронное выставление счет контрагенту через интернет-банк сейчас использует около 30% организаций, причем мобильные решения используют 19%, привела она статистику.

Евгения Фрейлих, ведущий менеджер отдела специальных проектов электронного бизнеса департамента электронного бизнеса СМБ банка Промсвязьбанка

Как избавиться от бумаги и спасти деревья? Регистрация бизнеса онлайн, регистрация бизнеса онлайн, бухгалтерия онлайн, кредитование онлайн, бухгалтерия онлайн, электронный документооборот онлайн – всё это приводит к сокращению потребления бумаги, упрощению и повышению прозрачности операций, ускорению документооборота и повышению маржинальности бизнеса, - отметила Евгения Фрейлих.

Станислав Бобрышев, менеджер по развитию ИТ-систем компании DB SCHENKER, представил проект внедрения и результаты применения электронной транспортной накладной (ЭТРН) в компании. DB SCHENKER обеспечивает полный комплекс логистических услуг. Исходной точкой проекта явилось требование крупного грузополучателя перейти на поставки по ЭТРН. Несмотря на определенные сложности проекта, такие как усложнение процедур, поскольку параллельно ведётся два типа операций, а также то, что решение не применимо для сборных перевозок, он может дать много выгод.

Выгоды проекта: снижение ошибок ручного ввода в документах, четкость документооборота, его ускорение, а значит и ускорение оборачиваемости денежных средств, платежей. Кроме того, получены финансовые выгоды, такие как снижение накладных затрат при логистических операциях, на постобработку документов (ведение электронного архива и распечатка документов по требованию), - говорит Станислав Бобрышев.

Станислав Бобрышев, менеджер по развитию ИТ систем компании DB SCHENKER

Ключевыми факторами успеха проекта стало: требование рынка, заинтересованность бизнес-подразделений в реализации проекта, поддержка высшим руководством. Реализация велась по принципу «От цели к цели» с достижением на каждой фазе на конкретного, понятного результата. Роль также сыграла поддержка со стороны вендора, от которого был выделен менеджер, оперативно отвечавший на все возникающие вопросы.

Игроки рынка: тенденции и решения

Сергей Полтев, руководитель направления ЕСМ компании ЭОС, представил доклад «Документы в электронном виде: как совместить электронные оригиналы документов и «бумажные» процессы обработки».

До сих пор доля электронных оригиналов составляет в среднем 10% от бумажных, в силу ряда причин, в т.ч. рисков, связанных с хранением электронных документов, - отметил докладчик.

Сергей Полтев, руководитель направления ЕСМ компании ЭОС

В докладе было представлено решение ЭОС для системы архивного хранения электронных документов, которое обеспечивает их неизменность и целостность и документирование результатов проверок, не менее 2-х изолированных хранилищ для основного и рабочего экземпляров документов, разграничение прав пользователей системы нормативно-методической поддержки решения.

Иван Нагорнов, заместитель директора по развитию бизнеса компании DIRECTUM, рассказал о «Цифровом HR и причём тут ECM».

Почти в каждой компании есть информационные системы, в которых содержатся организационная структура, должности, штатное расписание, заработная плата, начисления и удержания, профиль сотрудника. Но часть, связанную с бизнес-процессами кадровыми, созданием, согласованием, подписанием, хранением, выгрузкой для проверок госинспекций по труду, обеспечением юридической значимости документов для предоставления в суды при необходимости – это компании стали делать не так давно, - указал представитель DIRECTUM.

Иван Нагорнов, заместитель директора по развитию бизнеса компании DIRECTUM

Все это реализуют, как правило, в системах документооборота, поэтому решение ЕСМ для этих целей будет востребовано. В докладе был представлен продукт для HR DIRECTUM, который может обеспечивать создание, согласование, подписание и хранение документов, различные виды электронной подписи, услуги для мобильных сотрудников вне офиса, кадровые порталы и личные кабинеты, чат-ботов.

Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации «ЭЛАР», представил доклад «Модульная ECM – конструктор для бизнеса», в котором рассказал о новом поколении ECM – платформах управления контентом CSP (Content Services Platforms). CSP использует сильные стороны ECM, предоставляет функциональные сервисы и объединяет корпоративные процессы на единой платформе.

CSP не дань моде: это эффективное решение, которое обеспечивает универсальную платформу для управления корпоративной информацией с высокой производительностью и возможностью обработки и хранения неограниченных массивов данных, гибкую автоматизацию бизнес-процессов, а также лёгкое внедрение и сопровождение, готовый инструментарий для расширения функционала и интеграции с внешними ИС, - говорит докладчик.

Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации «ЭЛАР»

Александр Кузнецов добавил, что CSP предоставляет полнофункциональный веб-интерфейс пользователя, может работать на различных устройствах, имеет встроенную систему просмотра на 300 разных форматов, единое окно документа, вся информация которого предоставляется в карточке, а также систему классификации и распознавания документов на основе искусственного интеллекта.

Светлин Савов, директор по развитию M-Files в России, FTS Russia, поделился с TAdviser мнением, что внедрение цифровых инноваций в компаниях тормозится, в том числе, и технологическими ограничениями.

Частая проблема, которую озвучивают и наши потенциальные клиенты, о которой говорили и участники конференции TAdviser ECM/ СЭД Day 2019, известна давно, – это «зоопарк» ИТ-систем и усложненный ИТ-ландшафт в компании.Например, сотрудники используют несколько систем для выполнения одного бизнес-процесса, который поделен на микро-шаги. Также с течением времени компания обрастает разнообразными системами для хранения, обработки и передачи документов, коммуникации внутри компании, - поясняет представитель FTS Russia.

Чтобы облегчить обмен данными и информацией внутри компании и избежать их перемещения из одной системы в другую, решением может стать использование единой точки доступа ко всем бизнес-приложениям и хранилищам информации, полагает Светлин Савов. Эта функциональность ECM-систем и становится востребованной среди средних и крупных компаний.

Светлин Савов, директор по развитию FTS (ФТС Макономи)

ECM-платформа M-Files как раз отвечает этому запросу полностью. Архитектурное решение M-Files выглядит так: корпоративные системы и сервисы связываются через коннекторы, ECM-система выступает как интеграционная шина, а пользователи работают с данными и информацией из разных источников и внешних хранилищ через единый интерфейс M-Files. При этом работать можно в настольном клиенте, в вебе и в мобильном приложении, - отметил он.

Когда сотрудник не отвлекается на переход из приложения в приложение, ИТ-отдел не тратит время на преобразование и перенос данных из одной системы в другую, повышается общая эффективность работы, которая влияет на бизнес-процессы и, в конечном итоге, на построение нового цифрового опыта для клиентов и контрагентов, говорит Светлин Савов.

Наряду с основными функциями ECM M-Files предлагает расширенный поиск по всем хранилищам и бизнес-системам и интеллектуальную обработку информации. Искать информацию можно по ключевым словам в свойствах и в тексте, с учетом морфологии и словоформ, по синонимам. Интеллектуальная обработка информации в системе представляет собой автоматический подбор вариантов метаданных (свойств) для новых и существующих документов. При этом классифицировать документы получается быстрее и точнее благодаря аналитической обработке текста – по текстовому содержанию файла – и с помощью машинного распознавания – по формам на изображениях, - объяснил директор по развитию M-Files в России, FTS Russia.

По завершении мероприятия и в перерывах участники общались в неформальной обстановке.

==Презентации докладов==

• 8-я конференция СЭД и ECM Day

• 7-я конференция СЭД и ECM Day

• 6-я конференция СЭД и ECM Day

• 5-я конференция СЭД и ECM Day

• 4-я конференция СЭД и ECM Day

• 3-я конференция СЭД и ECM Day

• 2-я конференция СЭД и ECM Day

• 1-я конференция СЭД и ECM Day

Информация о партнерах конференции

Платформа управления документами и бизнес-процессами TESSA –

ECM/BPM платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов в различных сферах бизнеса. Базовая поставка системы включает типовое решение по регистрации и согласованию документов, управлению поручениями и стандартными отчетами. TESSA имеет трехзвенную архитектуру. В качестве СУБД используется MS SQL Server, PostgreSQL, Postgres Pro, сервер приложений работает под управлением Windows Server, ОС Linux (Astra Linux, Calculate Linux, РЕД ОС). Стандартные клиентские рабочие места: полнофункциональный web-клиент, windows-приложение, почтовый клиент - работают в локальной сети или через Интернет по протоколу https. Гибкие возможности настройки и современные технологии .NET обеспечивают плавную и безупречную работу рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже в условиях ограничений каналов передачи данных. TESSA зарегистрирована в Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных Минкомсвязи России (№2187).

M-Files – разработчик одноименной платформы интеллектуального управления информацией M-Files из Финляндии, одна из самых инновационных и быстро растущих технологических компаний мира по мнению аналитиков Gartner, Forrester и Deloitte.

Решения M-Files значительно улучшают работу компаний, помогая сотрудникам эффективнее использовать информацию. В отличие от традиционных систем управления документами (DMS, СЭД) система управления корпоративным контентом M-Files объединяет ИТ-системы, данные и информацию без миграции и перестройки действующих систем и процессов и предоставляет быстрый доступ к нужным данным и информации из любой бизнес-системы и с любого устройства.

Компания M-Files предлагает инновационный подход к управлению информацией, который базируется на использовании интеллектуальных метаданных для классификации документов, контекстного подхода к хранению информации (важны связи между объектами, а не место хранения) и интеллектуальных сервисов с технологиями искусственного интеллекта.

Интеллектуальные сервисы предлагают средства для автоматического подбора метаданных и классификации документов с помощью аналитики текста и изображений и используя машинное обучение по образцам поведения пользователей.