Акелон: Автоклассификаторы архива документов

Компания Акелон, генеральный партнер Directum, объявила в апреле 2016 года о выпуске решения «Автоклассификаторы архива документов». Решение призвано повысить удобство работы пользователей за счет увеличения функциональных возможностей и сокращения администрирующих задач при работе с большими архивами документов.

Для поддержания структурированного архива документов в организации необходим большой объем пользовательских действий: от выстраивания и поддержания дерева папок в актуальном состоянии до выдачи прав на папки и размещения в них ссылок на документы. Дополнительные действия при работе с системой отнимают время у сотрудников, которое можно потратить на более важные для бизнеса задачи.

Для упрощения работы пользователей с большими архивами в системе DIRECTUM компанией Акелон было разработано решение «Автоклассификаторы архива документов». Оно позволяет настроить классификатор для любых видов документов и организовать в компании удобные, быстрые и функциональные архивы данных.

Решение включает возможности по структурированию больших архивов, автоматическому построению иерархии групп, сортировке и фильтрации документов, настройке классификаторов для разных папок по умолчанию. За счет этого:

• пользователи тратят меньше времени на поиск нужных документов;
• упрощается процесс поддержания архива в актуальном состоянии;
• ускоряется работа с большим количеством документов.

Возможности

Техническое решение позволяет:

• структурировать большой архив, чтобы пользователи могли быстро найти нужный документ;
• автоматически строить иерархию групп, не требующую администрирования и работы с деревом папок – иерархии создаются "на лету" на основе значений реквизитов документов;
• работать в окне списка документов с произвольными реквизитами карточек, по которым можно выполнять сортировку или фильтрацию, облегчая таким образом поиск при отображении большого количества документов;
• работать с контекстным меню и добавлять в него произвольные действия, в том числе, предназначенные для обработки нескольких документов сразу;
• настроить разные классификаторы для любых документов с необходимой иерархией, для разных групп пользователей (подразделений);
• выводить документы постранично, что позволяет ускорить работу с большим объемом данных;
• настраивать классификаторы по умолчанию для разных папок.

Бизнес-эффект Использование технического решения «Автоклассификаторы архива документов» позволит Организации добиться следующих эффектов:

• сократить время пользователей на поиски нужных документов;
• упростить работу по поддержанию архива организации в актуальном состоянии;
• ускорить работу с большим количеством документов;
• повысить информированность руководителей для принятия управленческого решения

Пример настройки решения

• Предварительно администратором системы настраивается список доступных классификаторов и их параметры в справочнике«Классификаторы архива документов»:
• Создается справочник Классификаторы архива документов.
• На закладке «Основные»указываются типы карточек и перечисляются реквизиты, по которым будет строиться иерархия при группировке документов.