ВТБ24 за счет внедрения электронного архива сэкономил более 1 млрд рублей

Внедрение электронного архива на базе платформы TESSA

Экономический эффект

2018: Экономия — более 1 млрд руб. за 5 лет

Розничный бизнес ВТБ подсчитал экономический эффект от внедрения системы электронного архива. По состоянию на 15 марта 2018 года он уже превышает 1 млрд рублей. Банк хранит в электронном виде порядка 765 млн клиентских и внутренних документов. Объем электронного архива достигает 130 ТБ.

Система электронного документооборота охватывает более 10 функциональных блоков. В их числе: архивы документов по валютным сделкам и запросов госорганов, архив копий документов клиентов-физических и юридических лиц, документов по проблемным кредитным сделкам, зарплатным проектам, договорам эквайринга, а также внутрибанковских документов. Количество пользователей системы превышает 30 тыс. человек. Дублирование документов на бумажных носителях не допускается, за исключением случаев, связанных с исполнением требований законодательства.

Экономический эффект от внедрения розничным бизнесом ВТБ системы электронного архива за последние 5 лет составил около 1 млрд рублей. Только архив запросов госорганов позволил банку сэкономить не менее 600 млн рублей. Еще около 300 млн рублей составил экономический эффект от внедрения электронного архива клиентских и продуктовых досье, — уточнил старший вице-президент, руководитель департамента операционной поддержки бизнеса ВТБ Валерий Чулков.

В ближайшей перспективе банк планирует автоматизировать процессы заключения сделок и обслуживания клиентов физических и юридических лиц, а также перевести на хранение в электронный вид документы по части продуктов.

2017: Экономия — около 265 млн руб в год

За счет внедрения электронного архива и сокращения использования бумажных документов банк ВТБ24 экономит в год около 265 млн рублей в год. Это следует из выступления Светланы Дементьевой, начальника управления обработки клиентских данных операционного департамента ВТБ24, на конференции TAdviser СЭД/ECM и BPM Day, прошедшей 28 марта 2017 года.

Электронный архив, по словам Дементьевой, ВТБ24 начал активно развивать в 2013 году. Он создан с использованием решения Syntellect на базе платформы TESSA и тесно интегрирован с бумажным архивом. Один из принципов, по которым он внедрялся - дублирование документов в электронном и бумажном виде не допускается, кроме лишь некоторых случаев. Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

На базе платформы TESSA в банке автоматизировано более 15 функциональных блоков, отвечающих за хранение и обработку различных видов клиентских и продуктовых досье, внутренних хозяйственных документов ВТБ24, включая согласование хозяйственных договоров, счетов на оплату, доверенностей и многое другое. В системе одновременно работают порядка 30 тыс. пользователей, объем электронного архива составляет около 115 Тб.

Светлана Дементьева

Представитель ВТБ24 привела на конференции цифры, что, в частности, экономический эффект от внедрения электронного архив клиентских и продуктовых досье составил для банка 70,2 млн рублей в год, системы электронного согласования распоряжений на оплату по хозяйственным договорам, интегрированной с системой SAP, - 36,7 млн рублей в год, электронного документооборота и хранения документов валютного контроля – 8 млн рублей в год.

Еще более впечатляющий показатель Светлана Дементьева указала по электронному архиву запросов госорганов (ФОИВ): здесь экономический эффект от электронного документооборота составил 150 млн рублей в год.

По словам Дементьевой, приведенные цифры – это уже реально достигнутая экономия. Помимо сэкономленных денег в ВТБ24 также посчитали и экологический эффект сокращения использования бумаги: по данным представителя ВТБ24, в год банк сохраняет минимум 20 тысяч деревьев.

Основное, из чего складывается экономия, - это сокращение затрат банка на бумагу, на ее транспортировку и хранение, на картриджи, объяснила Светлана Дементьева. Более подробно расчет экономии Светлана Дементьева она рассмотрела на одном из процессов – на копиях паспортов клиентов.

У нашей компании есть бизнес-план, есть понимание объема клиентской базы и ожидаемого объема прироста клиентов. Исходя из этого, можно спрогнозировать объемы прироста электронных копий документов. Затем считается стоимость формирования бумажного документа: расходы на бумагу, на картриджи, хранение, для которого понадобятся собственные или арендованные площади, и так далее. Главное – это понять основной драйвер – с чего начать расчет, - отметила Светлана Дементьева.

Еще одна составляющая экономии – трудозатраты. Фактических сокращений персонала за счет сокращения бумаги не было, но электронный документооборот позволил выполнять большие объемы работы с тем же штатом, отметила Дементьева. Вместе с ростом бизнеса банка объемы работ существенно увеличились, но для их выполнения не пришлось нанимать дополнительный персонал. Те же сотрудники смогли обрабатывать больше операций, сказала она.

Светлана Дементьева рассказала TAdviser, что у ВТБ24 есть планы по развитию системы на 2017 год, которые направлены, в основном, на автоматизацию и оптимизацию уже имеющихся процессов с учетом новых технологий. Это, например, интеграция с сервисами ФНС, такими как ЕГРЮЛ, для автоматического заполнения карточки и получения в автоматическом режиме выписок, которые можно приобщать к электронным досье. Развитие направлено на то, чтобы максимально уйти от ручных операций за счет автоматизации.

По данным представителя ВТБ24, ожидаемый экономический эффект от реализации новых функций на годовую перспективу составляет порядка 200 млн рублей.

О конференции TAdviser СЭД/ECM и BPM Day

Конференция СЭД/ECM и BPM Day прошла 28 марта 2017 года. Ее главными темами стали автоматизация документооборота, управление контентом предприятия и бизнес-процессами. В общей сложности мероприятие посетили 115 человек из коммерческих и государственных структур. В их числе – представители таких крупных организаций как Минкомсвязи, РЖД, Федеральная служба по аккредитации, Газпромбанк, «Сибур», «Ренессанс Кредит», «Фармстандарт», «Согаз», ВТБ 24, «МегаФон»,«Русский Стандарт Страхование», «Банк Русский Стандарт», «Самараэнерго», Спецсвязь ФСО России и других.

В ходе мероприятия участникам были представлены примеры использования СЭД/ECM и BPM систем в крупных компаниях в России, обзор продуктов, услуг и видение рыночных тенденций от игроков рынка и экспертов.

Функциональные блоки

Решение Syntellect на платформе TESSA в ВТБ24 включает в себя следующие функциональные блоки:

• Система управления архивом;
• Архив документов отдела валютного контроля, в т.ч. система классификации и распознавания атрибутов документов по валютным сделкам на базе ПО Abbyy FlexiCapture, ведение БД валютных операций, акцепт платежей ЮЛ, интеграция с АСВКБ;
• Архив запросов ФОИВ (ФССП, ФНС)
• Электронный архив паспортов клиентов-физических лиц;
• Архив электронных документов по проблемным кредитным сделкам;
• Архив электронных документов по зарплатным проектам;
• Архив досье ТСП по договорам эквайринга;
• Сервисы для "ИТ-программы" взаимоувязанных проектов;
• Система электронного согласования распоряжений на оплату;
• Механизмы межконтурного взаимодействия серверов;
• Система согласования корректировок лимита;
• Система управления логистикой документов Операционного департамента (замена Lombardi-VP);
• Система управления логистикой документов Инвестиционного департамента (замена Lombardi-VP);
• Система управления электронным согласованием договоров;
• Система управления доверенностями;
• Расширение архива документов валютного контроля: ведение БД валютных операций, акцепт ПП ЮЛ,интеграция с АСВКБ

• Объем – свыше 400 млн. документов
• Количество пользователей – более 30000

Система интегрирована с различными ИС Банка, в т.ч. SAP, Siebel CRM, ВТБ24 Коллекшн, банк-клиент онлайн, различные АБС и др.

История внедрения и развития системы

2017

• Электронный архив документов по РКО, распознавание и типизация документов с помощью ABBYY FlexiCapture
• Электронный архив по кредитным и депозитным продуктам ЮЛ/ИП
• Автоматизация процессов согласования актов ввода в эксплуатацию, актов списания объектов имущества в т.ч. автотранспорта, ТМЦ числящихся на складе, материальных ценностей (внесистемный учет)
• Автоматизация процессов согласования распоряжений на оприходование по поступающим первичным бухгалтерским документам.
• Автоматизация процессов согласования документов по расчету с подотчетными лицами — целый комплекс процессов по согласованию распоряжений на выдачу денежных средств в подотчет, авансовых отчетов, заявок на командировку, заявок на изменение параметров командировки, заявок на отмену командировки и отчетов о командировках

Автоматизация процессов административно-хозяйственной деятельности на платформе TESSA

В августе 2017 года банк ВТБ24 запустил работу уникального Сервисного центра по направлениям: бухгалтерский учет; банковские и информационные технологии. Сервисный центр расположился в Самаре.

В целях оптимизации затрат на сопровождение операций по административно-хозяйственной деятельности (АХД) на обслуживание в Сервисный центр была переведена часть операций финансового департамента банка и бухгалтерской службы филиальной сети. В рамках проекта открытия Сервисного центра компания Syntellect (ООО «Синтеллект») автоматизировала ряд бизнес-процессов административно-хозяйственной деятельности банка, а именно:

• согласование актов ввода в эксплуатацию, актов списания объектов имущества в т.ч. автотранспорта, ТМЦ числящихся на складе, материальных ценностей (внесистемный учет);
• согласование документов по расчету с подотчетными лицами – целый комплекс процессов по согласованию распоряжений на выдачу денежных средств в подотчет (РВДС), авансовых отчетов (АО), заявок на командировку (ЗК), заявок на изменение параметров командировки (ЗИК), заявок на отмену командировки (ЗОК) и отчетов о командировках (ОК);
• согласование распоряжений на оприходование по поступающим первичным бухгалтерским документам.

Syntellect автоматизировал процессы административно-хозяйственной деятельности Сервисного центра банка ВТБ24

В решении широко задействованы интеграционные возможности платформы TESSA. Так, например, проведена интеграция с учетной системой SAP АХД в части обмена финансовой информацией и с целью передачи результатов согласования для дальнейшего проведения документов; в части обработки распоряжений на оприходование реализована интеграция с ПО ABBYY FlexiCapture, что позволило распознавать скан-образы основных форм первичных бухгалтерских документов, приложенных к расходным распоряжениям и автоматически заполнять реквизиты карточки. Для учета физического хранения документов в TESSA реализованы рабочие места по созданию сшивов, настроена связка с системой управления архивом банка, реализованная компанией Syntellect ранее на той же платформе.

Для контроля за процессами, а также с целью расчета KPI ключевых сотрудников, участвующих в процессах, запущен сервис создания комплекса статистических отчетов, который является одной из сильных сторон системы TESSA.

Совместно с компанией Syntellect мы провели автоматизацию ряда бизнес-процессов по административно-хозяйственной деятельности банка, что позволило нам оптимизировать эти процессы, сократить издержки и быстро подключить к работе новых специалистов в Сервисном центре. Интеграция с ПО ABBYY FlexiCapture дала возможность отказаться от ручного ввода данных ряда первичных документов в систему. После доработки происходит распознавание скан-образов первичных документов и автоматическое заполнение полей в системе. Система работает достаточно быстро, имеет удобный интерфейс, осуществляет функцию управления процессом согласования целого комплекса операций в части административно-хозяйственной деятельности, - говорит Оксана Апейкина, заместитель главного бухгалтера ВТБ24 (ПАО).

Наша компания успешно сотрудничает с банком ВТБ24 с 2009 года. Отношения постоянно развиваются: текущие проекты углубляются, реализуются новые. Сегодня это новый проект автоматизации бизнес-процессов Финансового департамента банка в части ведения АХД на платформе TESSA, в результате которого около 3000 пользователей - сотрудников банка получили доступ к новым функциям системы, - комментирует завершение проекта генеральный директор Syntellect Павел Каштанов.

За время сотрудничества банка ВТБ24 и компании Syntellect был создан и запущен в эксплуатацию целый комплекс автоматизированных решений на базе платформы TESSA, в т.ч. электронный архив клиентских и продуктовых досье, система управления логистикой и архивом бумажных документов, ряд бизнес-процессов операционного департамента, связанных с обработкой документов на рассчетно-кассовое обслуживание, зарплатные проекты, кредиты, депозиты, досье проблемного актива, заявки на эквайринг, обработка и электронный архив документов валютного контроля с функционалом акцепта платежей, электронный архив запросов и ответов ФОИВ (ФССП и ФНС); ряд процессов финансового департамента по согласованию договоров, распоряжений на оплату, корректировок лимитов, а также управление доверенностями и ряд других бизнес-процессов и подсистем.

В части решений активно задействовано ПО ABBYY для автоматической классификации и распознавания документов с целью оптимизации работы фронт-линии банка, где производится первичная обработка и ввод документов в систему. TESSA интегрирована с более чем 20 различными системами в инфраструктуре банка, хранит и обрабатывает в общей сложности более 600 миллионов документов. С решениями на базе TESSA одновременно работают до 30 тысяч сотрудников в рамках централизованного решения.

Новые процессы и сервисы, автоматизированные в рамках проекта оптимизации АХД, еще раз доказывают универсальность, надежность и достаточный запас прочности платформы для реализации большого количества разнообразных решений в рамках единой инсталляции.

2016: Запуск в эксплуатацию электронного архива расчетно-кассового обслуживания юрлиц и ИП

Физическая структура электронного архива ВТБ24 на декабрь 2016

Логическая структура электронного архива ВТБ24

Электронный архив РКО ЮЛ/ИП ВТБ24

Процесс сканирования, хранения и использования паспортов (ДУЛ, КОП, доверенности, фото) ВТБ24

Процесс обработки электронных документов* в бэк-офисе^[1]

Электронный архив запросов гос органов (ФОИВ)

Система согласования хозяйственных договоров

Интеграция ЭА TESSA с ИС Банка ВТБ24

Осенью 2016 года стало известно, что Банк ВТБ24 запустил в эксплуатацию электронный архив документов расчетно-кассового обслуживания юридических лиц и индивидуальных предпринимателей («Электронный архив РКО ЮЛ и ИП») с помощью решения от компании Syntellect разработанного на базе платформы управления документами TESSA.

Блок «Электронный архив РКО ЮЛ и ИП» объединяет в себе автоматизированный бизнес-процесс регистрации и обработки досье на открытие, изменение реквизитов или закрытие расчетного счета юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Принцип работы блока заключается в следующем: документы принимаются сотрудниками клиентского отдела по работе юридическими лицами в точках продаж банка, сканируются и распределяются по типам во фронтальном решении Syntellect, разработанном с применением технологии тонкого веб-клиента. В это же время, происходит автоматическое формирование описи и отправка бумажных досье с помощью подсистемы управления логистикой документов. Электронные версии документов поступают на централизованную обработку (верификацию) в бэк-офис и распределяются между исполнителями в соответствии с гибко настраиваемыми правилами. В бэк-офисе пользователи работают с полноценным приложением, которое, при необходимости, автоматически обновляется с помощью компонента Application Manager. Таким образом, проводить юридическую экспертизу и оформление большей части документов стало возможным не дожидаясь доставки оригиналов в бэк-офис, что позволило оптимизировать процесс, рассказали в компании.

По факту доставки оригиналов документов остается только зарегистрировать получение и завершить оформление карточки с подписями. Оригиналы передаются на хранение в подсистему управления архивом клиентских досье, а электронное досье остается в электронном архиве в оперативном доступе для подразделений банка. В части электронного архива РКО ЮЛ и ИП предполагается, что система будет обрабатывать и размещать на хранение более 100 тыс. досье в месяц.

Система управления архивом ВТБ24, построенная на технологиях компании Syntellect, консолидированных в платформе TESSA, объединяет более 15 функциональных блоков, в том числе электронный архив клиентских и продуктовых досье, блок управления архивом бумажных документов и логистикой документов из точек продаж в центры хранения, электронные архивы документов по валютным сделкам, запросов госорганов (ФССП и ФНС), архив скан-образов паспортов и доверенностей клиентов-физических лиц, архивы электронных документов по проблемным кредитным сделкам, зарплатным проектам и договорам эквайринга, системы согласования распоряжений на оплату, хозяйственных договоров и доверенностей и др.

Внедрение системы в банке началось в 2009 г., и первоначальное решение было построено на платформе Docsvision версии 4.5, с первой версией системы работало порядка 100 сотрудников бэк-офиса банка. В 2012 г. система была полностью переработана с помощью платформенных модулей Syntellect с целью оптимизации под высокие нагрузки по количеству обрабатываемых и хранимых документов и по количеству активных пользователей.

2015: Внедрение единой системы обработки и хранения документов валютного контроля

В июне 2015 года ВТБ24 сообщил о внедрении единой системы обработки и хранения документов валютного контроля на базе решения компании Syntellect с использованием СЭД DocsVision и решения для потокового ввода документов и данных ABBYY FlexiCapture. Электронная обработка документов валютного контроля в банке ВТБ24 стала знаковым событием для российской банковской отрасли. Благодаря этому проекту Банк России разрешил хранить документы по валютным операциям только в электронном виде.

Ранее контроль за местонахождением документов сотрудники отдела валютного контроля Операционного департамента ВТБ24 осуществляли вручную, а досье по паспорту сделки велось на бумаге. Из-за этого возрастали риски, связанные с несвоевременным помещением документов в досье по паспорту сделки или с их потерей во время пересылки. Чтобы снизить издержки и избавиться от нежелательных рисков, ВТБ24 решил создать единое электронное хранилище документов валютного контроля, а также внедрить решение, которое может автоматически распределять поступающие документы между валютными контролерами. Для этого была выбрано решение от компании Syntellect с использованием платформы документооборота DocsVision и ПО для потокового ввода документов и данных ABBYY FlexiCapture. Решение было внедрено за 3 месяца.

Система автоматически обрабатывает входящие запросы и отправляет отчет по документу в течение пяти минут, а контроль за валютными операциями осуществляется в ВТБ24 дистанционно и централизованно. В среднем, в день решение обрабатывает 7500 документов.

Систематизированное хранение документов позволяет легко находить необходимые документы и делает отчетность прозрачной: система позволяет формировать отчеты по количеству обработанных документов, числу отказов в их принятии, по времени обработки документов с разбивкой по видам и сотрудникам, по необработанным документам, по выявленным нарушениям. Кроме того, клиенты и сотрудники точек продаж могут в любой момент уточнить статус документа, сообщили TAdviser представители компании-интегратора.

2012: В Технологическом центре Microsoft проведено нагрузочное тестирование системы DocsVision и Microsoft SQL Server 2008 R2 для Банка ВТБ24

Андреев Владимир (из интервью CNews): В 2010 г. году наши партнеры занимались реализацией нескольких крупных проектов. Есть ряд меньших по масштабу проектов, но интересных с точки зрения прикладного решения - в их числе можно выделить решение для банка ВТБ 24.

11 мая 2012 компания Syntellect совместно c DocsVision и Microsoft провели нагрузочное тестирование Электронного архива и Системы управления архивом бумажных документов на платформе DocsVision для Банка ВТБ24. Нагрузочный стенд был развернут на базе инфраструктуры Технологического центра Microsoft в Москве, основное аппаратное обеспечение нагрузочного стенда было предоставлено компанией Dell.

Целью данного мероприятия была проверка способности решения на платформе DocsVision и Microsoft SQL Server 2008 R2 обеспечить требуемые показатели.

Основой конфигурации для тестирования решения для Банка ВТБ24 стало клиентское досье с приложенными документами и файлами. Каждое досье клиента имеет набор реквизитов и секции для хранения документов (например, паспорт сделки по валютной операции).

В нагрузочной конфигурации было сгенерировано 25 млн. клиентских досье, каждое из которых содержало по 8 различных документов с приложенными сканированными образами. Таким образом, в базу было загружено 200 млн документов с приложенными файлами. Физический объем базы данных составил 9,3 Тб. Отсканированные образы документов хранились в файловой системе отдельно от транзакционных данных с использованием технологии Filestream, которую обеспечивает Microsoft SQL Server 2008 R2.

При проведении тестирования была создана нагрузка, эмулирующая одновременную активную работу с системой 5 000 пользователей, которые, в соответствии со сценариями тестирования, выполняли случайным образом, но с определенной частотой различные сценарии, аналогичные действиям реальных пользователей.

Аппаратная инфраструктура, предоставленная Технологическим центром Microsoft, включала в себя 3 сервера: сервер СУБД на основе DELL R815, сервер приложений и сервер генерации нагрузки на основе HP BL 460G7. Система хранения была построена на оборудовании DELL: Dell Equalogic PS6010XV для транзакционных данных и Dell Equalogic PS4000E для хранения файлов сканированных изображений клиентских документов по технологии Filestream.

Решение, разработанное компанией Syntellect на платформе DocsVision, успешно и с существенным запасом по производительности справилось с поставленной задачей на оборудовании нагрузочного стенда. Скорость выполнения по всем операциям оказалась в рамках нормативов, а средняя загрузка аппаратных мощностей в среднем составляла 5%. Таким образом, нагрузочное тестирование подтвердило возможность построения эффективных и производительных ECM-решений на базе DocsVision и Microsoft SQL Server 2008 R2 для компаний практически любого масштаба.

Валерий Мендус, Вице-президент, Заместитель директора операционного департамента банка ВТБ24: «Перед очередным витком в развитии проекта Электронного архива на платформе DocsVision наш Банк захотел еще раз убедиться в возможностях масштабирования решения, разработанного компанией Syntellect на платформе DocsVision. Мы вполне удовлетворены результатами проведенного тестирования: система показала стабильную и быструю работу под нагрузкой даже выше чем та, которая по нашим прогнозам является максимально возможной».

Вячеслав Архаров, менеджер по маркетингу продуктов SQL Server и BizTalk Server, Microsoft в России: «Надежная и эффективная платформа для работы с данными является необходимой составляющей современного бизнеса. Мы очень рады, что Microsoft SQL Server в очередной раз продемонстрировал высокий уровень отказоустойчивости и масштабируемости, которые необходимы для обеспечения безотказной работы важных для бизнеса приложений».

Виктор Сущев, директор по консалтингу компании ДоксВижн: Компания ДоксВижн, начиная с версии Docsvision 4.5 прикладывает большие усилия по повышению производительности платформы Docsvision. В том числе в рамках постоянной программы «Форсаж» - выпуск патчей, решающих отдельные проблемы производительности в конкретных сценариях. Мы рады, что проведенное тестирование доказало плодотворность наших усилий.

Каштанов Павел, директор по работе с клиентами компании Syntellect – разработчика решения: «Необходимо отметить, что в рамках проведенного мероприятия система подвергалась испытаниям в 2 и в 3 раза выше, чем нагрузка, заявленная как максимальная для электронного архива одного из крупнейших банков страны. Таким образом, к системе подключались и выполняли тестовые сценарии одновременно 15000 активных пользователей, при этом скорости выполнения всех базовых операций продолжали оставаться в пределах нормы. Это позволяет нам смело готовить о том, что решение компании Syntellect на платформе DocsVision и СУБД Microsoft SQL Server наглядно подтверждает возможность выбранных технологий обеспечить создание производительных и высоконагруженных решений для стабильной работы в крупных корпорациях».

2009: Внедрение решения на платформе Docsvision 4.5

Внедрение системы в банке началось в 2009 году и первоначальное решение было построено на платформе Docsvision версии 4.5, с первой версией системы работало порядка 100 сотрудников бэк-офиса Банка.

• Проект - лицензии: не ограничено
• Проект - пользователи: до 25000
• Распределенное решение: ДА (3 серверные площадки объединенные механизмами межсерверного взаимодействия)
• Делопроизводство: НЕТ
• Управление процессами: ДА
• Административное делопроизводство: НЕТ
• ServiceDesk: НЕТ
• Разработка на платформе DocsVision: ДА
• Использование платформенных компонентов интегратора: Syntellect Tessa, UltraViews, Application manager
• Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
• Другие шлюзы: НЕТ
• Электронная цифровая подпись: НЕТ

• Разработка специализированной системы (структура данных и набор АРМ) на базе DocsVision и расширенных платформенных компонентов компании Syntellect.
• Версия DocsVision: 4.5
• Количество пользователей: до 25000 человек, одновременно - неогранично.

Разработка на платформе Docsvision с использованием платформенных клиентских и серверных компонентов Syntellect (TESSA, UltraViews, Application manager) для обеспечения производительной и бесперебойной работы системы на больших объемах данных.