Институт физики прочности и материаловедения Сибирского отделения РАН (1С:Документооборот государственного учреждения)

2019: 1С:Документооборот государственного учреждения

Цель проекта

Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения с настройкой интеграции с учетными системами 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1

Основными причинами реализации проекта автоматизации делопроизводства стали большие объемы внутренних и внешних документов, которые необходимо было систематизировать, привести в соответствие внутренним регламентам института Задачи проекта:

• Сокращение времени поиска документов за счет выстраивания процессов работы с договорами и корреспонденцией.
• Автоматизация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля исполнения поручений;
• Систематизация хранения и поиска документов с помощью системы штрих-кодирования,
• Упрощение и хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
• Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
• Обеспечение накопления, управления и доступа к информации.
• Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;

Этапы проекта

1. Проведение экспресс-обследования института, составление и согласования технического задания.

2. Общая настройка системы: Создание учетных записей пользователей системы, формирование уникальных ролей пользователей, настройка виды документов, прав доступа, папки внутренних документов.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.4 т

3. Настройка интеграции учетных систем 1С:Документооборот государственного учреждения и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Ред. 8., 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред .3.1

4. Проведение обучения пользователей системы, составление инструкции и уроков видеобучения работы с ПП.

5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации, внесение коррективов для ролей: генеральный директор, руководитель лаборатории.

Итоги проекта

• Автоматизированы процессы договорной работы: от подготовки до расторжения. Создан электронный архив, позволяющий быстро находить и безопасно хранить документы
• Сокращено время на подготовку приказов и распоряжений. Повышена исполнительская дисциплина. Служебные записки создаются и обрабатываются по единым шаблонам.
• Важные документы обрабатываются и отправляются точно в срок, не теряются на столах сотрудников, ускоряется процесс согласования.
• Упрощен контроль над соблюдением сроков и бюджетов проектов компании. Совещания проходят более продуктивно: исполнение решений по итогам легко отслеживать