МТС оцифровала складские документы с помощью сервиса «Контур.Диадок»

2023: Перевод актов ответственного хранения в электронный вид

ПАО «МТС», цифровая экосистема, 9 ноября 2023 года представила проект по переводу актов ответственного хранения в электронный вид с использованием сервиса «Контур.Диадок».

Основной целью проекта МТС было полное замещение бумажных документов МХ-1 и МХ-3, связанных с ответственным хранением, на их электронные версии. В рамках проекта МТС удалось автоматизировать ряд ключевых процессов, таких как поиск документов на складах, их сверка и привязка к соответствующим транзакциям. В результате, через систему электронного документооборота в настоящее время ежемесячно проходит до 14 500 складских форм без непосредственного участия человека.

Более того, все склады, занимающиеся ответственным хранением, полностью перешли на электронные документы, что позволило сократить трудозатраты на их обработку на треть и сэкономить 65 рублей на каждом электронном документе.

Для Группы МТС переход на электронный документооборот стал ключевым элементом в рамках реализации нашей ESG-стратегии и процесса внутренней трансформации. Мы стремимся снизить наш экологический след и повысить эффективность бизнеса, а внедрение ЭДО играет в этом важную роль. Переход к цифровому документообороту на складах - настоящий прорыв в эффективности управления логистическими процессами, который не только улучшает прозрачность и оперативность процессов, но и способствует сокращению затрат и повышению конкурентоспособности компании. Мы гордимся нашим успехом в конкурсе и приветствуем все компании, принимающие активное участие в развитии и внедрении ЭДО, поскольку это не только современный шаг, но и ответственный вклад в будущее, ― рассказал руководитель проекта DocFlow в «МТС Диджитал» Константин Архипов.

2019

7 февраля 2019 года компания СКБ Контур сообщила, что ПАО «МТС» и Эрикссон АБ начали обмениваться юридически значимыми документами через оператора электронного документооборота СКБ Контур и его сервис Диадок. Российская телекоммуникационная компания и ее шведский партнер подписали первый заказ на поставку оборудования 22 ноября 2018 года. К концу 2018 года организации стали подписывать все заказы через международный ЭДО.

По информации компании, при оформлении заказов на бумаге обе компании сталкивались с трудоемкой процедурой обмена документами. Вся процедура занимала от двух недель до месяца, потому что оригиналы для подписания требовалось доставить в Швецию.

Наша компания уже давно использует ЭДО при обмене документами с российскими поставщиками. На февраль 2019 года мы постепенно переходим на электронный документооборот с нерезидентами РФ. Мы видим, что это действительно помогает ускорить бизнес-процессы, уменьшить время подписания, сократить затраты на формирование бумажных документов и международную доставку. Дмитрий Нестурх, руководитель группы сопровождения закупок основного оборудования категории «Техника» ПАО «МТС»

Теперь процедура согласования и подписания заказов занимает от пары минут до двух рабочих дней. Доставка электронных документов в другую страну происходит за несколько секунд. Представители Эрикссон уже почувствовали выгоды от перехода на трансграничный документооборот: это сокращение расходов на международную доставку и хранение документов, оптимизация рабочего времени, получение универсального доступа к документам для сотрудников в России и Швеции.

После перехода на ЭДО работать с заказами стало проще. Чтобы найти интересующий документ или провести работу по согласованию, достаточно войти в систему, настроить фильтр поиска и выполнить нужное действие буквально в один клик. При работе с бумажными документами сотрудникам приходилось постоянно отслеживать статус заказов и при необходимости запрашивать копии оригиналов из архива, который находится в Швеции. На февраль 2019 года все упорядочено и находится в одной системе. Благодаря уведомлениям, поступающим на электронную почту, можно оперативно проверить заказ, согласовать его и отправить на подпись. Оксана Стручкова, руководитель группы по ведению текущего бизнеса c заказчиками Восточной Европы и Центральной Азии компании Эрикссон

В планах у ПАО «МТС» и Эрикссон АБ добавить новые типы документов для трансграничной отправки: кроме заказов передавать через Диадок счета на оплату и акты приема-передачи. В перспективе обе компании собираются подключить других партнеров к международному ЭДО.

Обмен документами между резидентом РФ и нерезидентом полностью легитимный.Данные передаются по зашифрованному каналу, это исключает утечку информации. Кроме того, доступ к документам получают только лица, имеющие электронную подпись. По российскому законодательству оригиналами признаются электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью с российской стороны и аналогом КЭП — усиленной неквалифицированной электронной подписью — со стороны нерезидента. Документы, подписанные таким образом и переданные через Диадок, считаются юридически значимыми. Их можно представлять в таможенную службу, налоговые органы и банки, которые являются агентами валютного контроля для предприятий, ведущих внешнеэкономическую деятельность. Юлия Королёва, менеджер проектов развития международного ЭДО компании СКБ Контур