Делопроизводство ижевской компании "Новый дом" реализовано на DocsVision

• Для решения задач делопроизводства на платформе DocsVision были разработаны индивидуальные для компании бизнес-процессы «Управление входящей документацией», «Управление внутренней и исходящей документацией». Данные процессы позволили автоматизировать весь жизненный цикл работы с документами, включая их регистрацию или разработку, экспертизу, согласование и утверждение.
• Для решения задач автоматизации выдачи заданий на периодической основе был адаптирован разработанный ООО «Корпоративные системы» бизнес-процесс «Управление регламентными заданиями».
• Для решения задач контроля исполнительской дисциплины были настроены отчеты по исполнению документов и заданий, в том числе расширенный отчет об исполнительской дисциплине. Расширенный отчет характеризуется расчетом целого набора показателей эффективности, позволяющих увязать исполнительскую дисциплину с системами мотивации и оплаты труда.

В ходе проекта внедрения и на последующем этапе сопровождения системы были учтены замечания заказчика, часть из которых потребовала разработки вспомогательных и служебных бизнес-процессов DocsVision.

Реализация первого этапа внедрения системы автоматизации делопроизводства в ООО «Новый дом» и быстрое подключение к работе в системе DocsVision новых сотрудников создали предпосылки для дальнейшего развития системы. В качестве первостепенной на данном этапе была поставлена задача автоматизации процесса управления договорной и сопутствующей документации. Для решения задач автоматизации договорной работы на платформе DocsVision был разработан бизнес-процесс «Управление договорной документацией». Процесс позволил автоматизировать весь жизненный цикл работы с договорной документацией, включая ее разработку, экспертизу, согласование и утверждение.

С целью интеграции системы DocsVision с учетной системой 1С: Предприятие 8 «Управление производственным предприятием» был разработан модуль обмена данными о контрагентах и договорах. Это автоматизировало процесс соглашений шаблонных договоров, разрабатываемых по типовым формам. При этом запуск утверждения таких договоров происходит из учетной системы 1С: Предприятие 8, а далее данные передаются в СЭД DocsVision:дальнейшее заполнение и рассмотрение договора происходит там.

На этапе подписания договора работа с ним не заканчивается. Решение по автоматизации включает в себя модуль контроля исполнения этапов подписанного договора, что особенно востребовано для договоров, имеющих проектный характер. В этом случае, для каждого этапа проекта возможна фиксация и контроль исполнения его содержания и сроков.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.4 т

Телицына Елена, руководитель ИТ-службы ООО «Новый дом»:

• Важным результатом автоматизации договорного процесса для нас стала возможность доступа к электронному архиву договоров» и сопроводительных документов, таких, например, как карты контрагентов. Такие карты активно используются у нас на предприятии, содержат историю работы с конкретным поставщиком или клиентом компании, и позволяют оценить риски установления с ними договорных отношений.
• Важным критерием проекта является стабильный рост числа сотрудников, работающих с системой, и количества документов, проходящих через систему электронного документооборота DocsVision. Реализованное решение получило положительный отзыв у руководства компании, в связи с этим было принято решение развивать систему DocsVision. Растет охват системы, а с ним и эффективность работы персонала в целом. Но и это еще не предел, в наших планах - дальнейшее наращивание числа автоматизированных процессов».