"Седьмой континент" передал печать "первички" на аутсорсинг

22 января 2015 года компания «Седьмой Континент» сообщила о передаче обработки первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур на аутсорсинг компании Xerox.

Задачи проекта

ОАО «Седьмой Континент» ежемесячно обрабатывает более 600 тыс. документов, поступающих от нескольких тысяч контрагентов. Для повышения эффективности этого бизнес-процесса и сокращения издержек, сеть супермаркетов в феврале 2013 года заключила пятилетний контракт на оказание услуг по обработке первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур с компанией Xerox.

Супермаркет сети «Седьмой Континент», 2014

Ход проекта

Услуга охватывает цикл первичной обработки пакетов документов, поступающих от поставщиков, от их приёма и регистрации до формирования прототипов закрытых поставок и их загрузки в ERP-систему заказчика.

В процесс обработки, выполняемый сотрудниками Xerox, включена проверка комплектности пакетов документов, формируемых по факту поставки товаров, и правильности их оформления, выявление расхождений по цене или количеству между фактически принятым товаром и заказом в ERP, предусмотрено автоматическое информирование поставщиков и магазинов о проблемных документах. Каждое из найденных расхождений затем отображается на экране разработанного специалистами Xerox автоматизированного рабочего места бухгалтера, что облегчает последующее принятие решения по проблемному документу. Аналогичные процессы были построены и для других видов транзакций, таких как возврат и списание, а также для обработки документов, сопровождающих перемещения товаров внутри торговой сети.

«В результате передачи процесса на аутсорсинг нам удалось снизить затраты на обеспечение взаиморасчётов с контрагентами более чем на 20%, – отметил Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса ОАО "Седьмой Континент". – Однако для нас не менее важными результатами являются повышение качества и прозрачности всего процесса, а также значительное сокращение сроков "закрытия" поставки – с трёх дней до 24 часов».

При внедрении проекта Xerox развернула на одной из подмосковных площадок ОАО «Седьмой Континент» программно-аппаратный комплекс, позволяющий автоматизировать процессы обработки десять различных видов документов, обеспечив его интеграцию с ERP-системой заказчика. Кроме этого, реализован сервис «Электронное хранилище» и создана система комплексного учёта, посредством которой сотрудники бухгалтерии имеют доступ к отчётам о статусе обработки в режиме онлайн.

Итог проекта

«Совместными усилиями нам удалось построить эффективный и надежный процесс обработки документов, освободить бухгалтеров "Седьмого Континента" от рутинных и весьма трудоёмких операций и сделать их работу более продуктивной и комфортной, – отметил Валерий Кузьмич, руководитель отдела маркетинга и стратегических программ департамента аутсорсинга документоёмких процессов компании Xerox Россия. – Теперь, когда новый процесс налажен, мы вместе с заказчиком изучаем перспективы дальнейшего расширения услуги. Например, мы готовы взять на себя процессы дальнейшей обработки "проблемных комплектов", взаимодействие с магазинами и ряд других функций».

Внедрение услуги позволило розничной торговой сети снизить издержки на обработку бухгалтерской документации и счетов-фактур более чем на 20%, сократить сроки «закрытия» поставок, устранить ошибки при обработке документов, а также обеспечить высокий уровень прозрачности и управляемости процесса.