Как электронный архив сокращает сроки оказания госуслуг. Успешный пример Приморского края

В Приморском крае создана региональная государственная информационная система, которая в том числе автоматизирует процессы хранения и использования учетно-технической документации на территории края.

Ситуация

• Согласно № 221-ФЗ от 24.07.2007 учётно-техническая документация, хранившаяся в региональных БТИ до 1 января 2013 года, передаётся в ведение региона
• Постановление Администрации Приморского Края от 30 сентября 2016 г. N 454-па постоянное хранение документации поручено краевому управлению землями и имуществом края г. Владивосток

Учетно-техническая документация, хранившаяся в региональных БТИ по закону передается в ведение органов исполнительной власти субъектов РФ. Постоянное хранение таких документов может осуществляться сторонними учреждениями или организациями по договору с регионом.

Поэтому в соответствии с постановлением Администрации Приморского края, хранение учетно-технической документации было поручено Краевому государственному казенному учреждению «Управление землями и имуществом на территории Приморского края» (КГКУ «УЗИ»), расположенному во Владивостоке.Метавселенная ВДНХ 3.6 т

В задачи учреждения входит деятельность по учету документов и предоставлению сведений и копий учетно-технических документов по запросам государственных органов, физических и юридических лиц.

Документы и сведения предоставляются на платной основе, которую устанавливает Администрация Приморского края. В связи с чем для предоставления гражданам нужной информации заявление должно было пройти несколько этапов согласования. Сначала оно обрабатывалось ответственным специалистом, затем согласовывалось юридической службой и бухгалтерией. Каждый раз заявлению присваивался определенный статус и службы отслеживали исполнение функций вручную. К примеру, стоимость справок и выписок делопроизводители проставляли вручную, бухгалтерия вручную отслеживала платеж заявителя и если сумма была получена в полном объеме, то подтверждала её.

Возникали ситуации, когда деньги приходили на лицевой счет раньше, чем появлялась заявка по процессу или поступали частями. По этой причине заявки не исполнялись до полной оплаты. Кроме того, в заявках отсутствовало разделение по физическим и юридическим лицам.

Ответы через «Почту России» регистрировались в Excel, а затем передавались в бухгалтерию, что существенно снижало скорость отработки запросов. Заявки из МФЦ поступали через СМЭВ. При этом, случались ситуации, когда в них допускались ошибки из-за неправильного прикрепления файлов. В этом случае сотрудники отдела делопроизводства КГКУ «УЗИ» были вынуждены связываться с МФЦ для получения корректных файлов. Все это существенно тормозило скорость исполнения запросов.

Для чего нужна автоматизация

• Сокращение сроков исполнения запросов за счет быстрого поиска документов, автоматизации процесса отработки запросов и исключения бумажного документооборота
• Обеспечение сохранности учетно-технической документации за счет изъятия из оборота бумажных оригиналов, минимизации числа запросов к бумажному архиву

Цели

Помимо сокращения сроков исполнения запросов существовала необходимость в обеспечении сохранности учетно-технической документации и исключения риска безвозвратной утери документов за счет изъятия из оборота бумажных оригиналов и предоставления пользователям их электронных копий. Поэтому работа по автоматизации хранения и использования учетно-технической документации – это комплексный проект, который должен был учитывать несколько основных аспектов.

Во-первых, автоматизацию и систематизацию работы по исполнению запросов.

Во-вторых, обеспечение надежного и долговременного хранения учетно-технической документации, создание единого информационного пространства для ввода, обработки и хранения документов и данных, что позволило бы минимизировать число запросов к бумажному архиву и организовать предоставление адекватной замены в виде электронных копий документов.

В-третьих, автоматизацию и ускорение процессов поиска и использования документации за счет создания единого электронного архива учетно-технической документации, что позволило бы снизить операционные затраты на поиск и работу с документами, повысить оперативность доступа к документам и создать возможность одновременного доступа нескольких пользователей к одному и тому же документу.

Задачи ИС

• обеспечение надежного и долговременного хранения учетно-технической документации
• создание единого информационного пространства для ввода, обработки и хранения документов и данных
• организация оперативного доступа к документации в любое время
• снижение операционных затрат на поиск, работу и хранение документов

Решение

Учетно-техническая документация – это многообразный массив. Сюда входят: инвентарные дела и книги, реестровые книги. В одном только инвентарном деле находятся - технические паспорта, планы, правоустанавливающие документы, абрисы, журналы и другие документы, которые содержат множество разнообразных сведений. Работать с такими документами тяжело, их поиск занимает существенное количество времени. Поэтому было принято решение переводить эти документы в цифровой вид, но для управления таким электронным фондом необходима система, которая обеспечила бы надежное хранение и быстрый доступ к электронным копиям документов. Требовалось реализовать в одной системе функции отработки запросов, согласования заявок, создания и использования автоматизированного научно-справочного аппарата. Одним из требований перед разработчиками также были различные виды интеграций платформы и с внутренними и с внешними информационными системами, в том числе с порталом госуслуг для удаленного приема обращений граждан.

Для автоматизации этих процессов была внедрена система электронного архива на базе «ЭЛАР Контекст» - российской ECM-платформы (Enterprise content management - управление корпоративным контентом), которая входит в реестр отечественного ПО. «ЭЛАР Контекст» является промышленным кроссплатформенным продуктом, который позволяет строить гибкие высокопроизводительные решения по хранению и управлению документами различного уровня.

Результат

Внедрение электронного архива существенно преобразило процесс отработки запросов, хранения и использования документации. В системе работают несколько групп пользователей: делопроизводители, юристы, бухгалтера и архивариусы.

В системе возможен поиск документов в электронном виде по любым комбинациям значений и атрибутов, доступно создание необходимых подборок документов с возможностью выгрузки для предоставления комплектов документов смежным подразделениям КГКУ «УЗИ». Удобный интуитивно-понятный интерфейс позволяет быстрой найти, просмотреть и выгрузить необходимое количество страниц документа.

Система постоянно пополняется в текущем режиме, сотрудники КГКУ «УЗИ» занимаются массовым сканированием учетно-технических документов с помощью профессиональных планетарных сканеров. В электронном архиве реализована подсистема ввода отсканированных бумажных документов и возможность индексирования по соответствующим полям документа.

Автоматизирован бизнес-процесс согласования и исполнения заявок. Заявители обращаются за услугой любым удобным способом, все запросы попадают в единую систему. Запросы учитываются и классифицируются, назначаются сроки их исполнения и ответственные работники. Действия сотрудников протоколируются, указываются плановые и фактические даты исполнения, характер запрашиваемых сведений, текущее состояние запроса. Ведется автоматический контроль своевременности исполнения запроса, формируется отчетная статистика для руководства.

В электронном архиве заложено несколько маршрутов согласования с учетом разграничения прав доступа и с возможностью распределения заданий и рассылкой уведомлений. Теперь весь процесс предоставления госуслуги производится в рамках одной системы и максимально оптимизирован. Все входящие заявки (например, через ЕПГУ или МФЦ) попадают в раздел «запрос», специалисту достаточно со своего рабочего места проставить информацию о типе услуги и заполнить данные о заявителе, затем запустить бизнес-процесс согласования. Заявка попадает в юридический отдел и бухгалтерию, после согласования суммы оплаты, необходимые копии документов предоставляются заявителю в электронном или распечатанном виде. С помощью внедренной системы время исполнения, некоторых запросов сократилось на 80% - с нескольких дней до нескольких часов.

Дополнительно в системе реализован функционал контроля сроков хранения бумажных документов в архиве и формирования форм статистической отчетности по основным показателям процессов предоставления государственных услуг (формы 1-ГУ и 1-МУ), а также поддержка формирования плановой отчетности.

Отдельно стоит отметить, что документы или сведения из системы электронного архива нельзя безвозвратно удалить. В системе реализованы функции версионности, когда при изменении документа или данных создается их новая версия, при необходимости всегда можно посмотреть историю изменений и вернуться к любой из предыдущих версий. Конечно, для восстановления исходных версий будут необходимы права администратора.

При реализации проекта мы прежде всего хотели, чтобы решение получилось гибким и масштабируемым. Было необходимо обеспечить стабильную работу электронного архива на уровне всего региона. В конечном счете платформа «ЭЛАР Контекст» позволила создать действительно эффективную и функциональную систему, которая является успешным примером цифровой трансформации в государственном секторе, - сообщил Евгений Иванов, руководитель представительства ЭЛАР во Владивостоке.

При внедрении в систему закладывался принцип модульности, при котором функциональное развитие платформы не требует существенных трудозатрат и изменения общей архитектуры системы. Это позволяет со временем модернизировать систему в процессе ее эксплуатации, в случае возникновения новых функциональных требований или законодательных инициатив.

Главный эффект проекта заключается в существенном сокращении сроков оказания услуг по запросам заинтересованных лиц. Помимо этого, обеспечена безопасность и надежное хранение документации, а скорость поиска документов и сведений возросла многократно. Немаловажно и то, что благодаря ускорению отработки запросов, увеличились поступления в местный бюджет.

Возможности тиражирования

Успешный опыт Приморского края может оказаться полезным и для других субъектов РФ. Ведь аналогичные задачи стоят сегодня практически перед каждым регионом и решать их нужно. Стоит отметить, что по заверениям разработчика система готова к тиражированию и этот процесс не является трудоемким.