Автоматизация бизнес-процессов по работе с первичными товаросопроводительными документами

Комплексное решение, объединяющее возможности Docsvision, SAP R3 и ABBYY Recognition Server.

О компании «Ферреро»

Группа компаний Ферреро – один из крупнейших в мире производителей кондитерской продукции, присутствующий в более чем 100 странах мира. Кондитерская фабрика Ferrero в России находится во Владимирской области (с. Ворша) – это современный производственно-логистический комплекс общей площадью 80 000 м2, где использованы последние достижения Ferrero в области организации высокотехнологичного производства.

Предпосылки развития проекта

Планомерное увеличение интенсивности операций в транспортной логистике, расширение перечня транспортных компаний – логистических партнеров, а также необходимость оперативного предоставления документов по запросу явились предпосылками для автоматизации процесса учета возврата товаросопроводительных документов. Задачами данного проекта являлись упрощение процесса архивации документов, сокращение длительных сроков обработки запросов на информацию и копии документов, а также минимизация ошибок при ручном вводе и обработке данных. Все перевозки товара прямым клиентам и дистрибьюторам со склада «Ферреро» осуществляют логистические компании-партнеры. Общая схема взаимодействия приведена на рис. 1.

Рис. 1 Схема отправки товара заказчикам и дистрибьюторам со склада «Ферреро»

Схема обработки логистических документов до разработки решения выглядела следующим образом:

Руководством компании было принято решение о необходимости автоматизации рутинных процессов, связанных с обработкой и хранением товаросопроводительных документов. Требовалась оптимизация работы с основными видами документов, получаемых от заказчика: товарной накладной, товарно-транспортной накладной и печатными формами документов, получаемых от клиентов. Необходимо было разработать решение, которое бы упростило работу и облегчило процесс взаимодействия заинтересованных подразделений (отдел транспортного планирования, группу складского администрирования, бухгалтерия и операторы архива), а также обеспечило решение следующих задач:

• создание электронного архива документации;
• автоматизация ввода и обработки пакетов документов;
• возможность быстрого формирования отчётов (как в офисе, так и на производстве);
• возможность оперативного предоставления копий документов по запросу.

Выбор платформы для разработки решения

С 2012 года в московском офисе и на кондитерской фабрике Ferrero во Владимирской области успешно функционирует решение «Согласование договоров» на платформе Docsvision, в которую были включены 150 работников московского и региональных офисов. Поэтому этап проекта по автоматизации работы с логистическими документами также было решено реализовать на платформе Docsvision.

Уникальность проектного решения

Комплексное решение для «Ферреро» разработали специалисты компании «АртАйТи Консалтинг» при участии компании «Синтеллект»; обе компании являются партнёрами «ДоксВижн».

Уникальной чертой проекта стала интеграция трёх систем: Docsvision, SAP R3 и ABBYY Recognition Server. Это позволило максимально автоматизировать процесс ввода и обработки пакета товаросопроводительных документов, а также дальнейшей отправки их в созданный электронный архив.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.8 т

Что сделано в рамках решения:

• Организован электронный архив
• Применена система штрих-кодирования для идентификации документов
• Применена система ABBYY Recognition Server для распознавания штрих-кодов и подготовки документов для экспорта в электронный архив
• Установлены потоковые сканеры

Как построен процесс

Процесс начинается с регистрации факта отгрузки товара в учетной системе SAP R/3, после чего в DocsVision посредством стандартных интеграционных сценариев передается уведомление оновом документе с определёнными атрибутами. Запись о новом документе в архиве DocsVision ожидает поступления первичной документации.

Когда от транспортной компании поступают подписанные оригиналы документов, в ходе их обработки сотрудником архива включаются в работу интеграционные механизмы между системами ABBYY и Docsvision.

ABBYY Recognition Server решает задачу по корректной идентификации бумажных документов и автоматическому переводу их в электронную форму. На этом этапе также предусмотрена возможность формирования исключений и уведомлений пользователю о необходимости повторного ввода данных или принятие решения по результатам распознавания.

После распознавания файла и его корректной идентификации, происходит установка соответствия между документом и записью в архиве СЭД Docsvision.

Затем происходит прикрепление электронной копии файла и проставление соответствующих отметок о поступлении документов клиента по данной поставке.

Автоматизированный участок процесса являлся критичным в плане затрат усилий и времени.

Рис. 2. Схема взаимодействия систем в рамках решения.

Результаты внедрения

Положительные результаты внедрения данного решения стали заметны уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации. К главным и ожидаемым результатам можно отнести автоматизацию и существенное увеличение скорости обработки документов, ускорение сроков формирования отчетов и предоставления данных по запросу. Кроме того, качественно улучшена коммуникация между отделами компании.

Ежегодный объём проходящих через систему документов – порядка 10 000 документов общего документооборота и 60 000 комплектов первичных товаросопроводительных. По расчётам компаний-разработчиков, экономия временных ресурсов на операциях с данными документами за счет внедрения решения составляет до 4000 часов в год.

Сроки реализации данного этапа автоматизации бизнес-процессов в компании «Ферреро» составили около 4 месяцев.

Вадим Тамбовцев, руководитель проекта, компания «АртАйТи»:

«В результате внедрения, осуществленного специалистами «АртАйТи», не только усилился контроль и чёткое понимание того, что происходит с первичной документацией, но и упростилась жизнь рядовых сотрудников (отдела логистики, работников склада и архива), снизилось влияние человеческого фактора при выполнении ряда операций».

Артём Гвоздев, менеджер приложений «Ферреро Руссия»:

«Основным критерием выбора платформы для данного проекта была лёгкость в эксплуатации, гибкость в решении текущих задач, а также оценка результатов конечной выгоды ее использования. Система DocsVision уже зарекомендовала себя как хорошая платформа для автоматизации корпоративного документооборота в рамках больших/средних компаний, и также успешно она справилась с конкретной задачей в компании «Ферреро».