"Хлебница" с помощью системы автоматизации сервисных процессов HubEx сократила издержки на 36%

2021: Внедрение системы HubEx

Компания Хлебница с помощью системы автоматизации сервисных процессов HubEx масштабировала сервисный бизнес и сократила издержки на 36%. Об этом компания HubEx сообщила 30 сентября 2021 года.

Основная проблема, с которой столкнулась компания – простои. В «Хлебнице» небольшой штат оборудования, любая поломка вела к паузе в работе булочной, а следовательно, к убыткам. Без системного управления выездными работами было невозможно заглянуть в историю обслуживания конкретной единицы и отследить частоту и коренную причину поломки: «усталость» оборудования, дефект, некорректно проведенный сотрудником ремонт.

До внедрения Field Service Management системы заявки на ремонт и техобслуживание распределялись на сервисных специалистов через мессенджеры. Так как диспетчера в штате не было, эта задача ложилась на плечи руководителя компании.

Процесс выполнения заявок был непрозрачен. Руководитель не знал наверняка, сколько времени сотрудник проводит за работой и насколько качественно ее выполняет. Анализ периодичности заявок и выяснение, как часто приходится выполнять тот или иной вид работ, отнимало еще больше ресурсов. Кроме того, нагрузка на работников распределялась неравномерно, так как в компании заняты выездные специалисты узкого профиля (ремонт печей, СВиК, холодильных установок, инженерных сетей).

Когда я пришел в компанию, у меня уже сформировалось видение рабочего процесса, прозрачного и быстрого, которым можно управлять. И для этого в первую очередь требовалась автоматизация ключевых процессов, — сказал Вячеслав Кротов, Руководитель сервисного отдела сети пекарен «Хлебница».

С первого дня сотрудники пекарен получили:

• Доступ к мобильному приложению для сотрудников;
• 50 бесплатных лицензий для исполнителей;
• Возможность создавать электронные паспорта для оборудования (с информацией о местоположении, марке и модели оборудования, фотографиями, историей обслуживания).

Ключевыми для клиента стали функции ведения истории обслуживания, подачи заявки на ремонт в привязке к конкретному объекту и единице техники, маркировки всего парка индивидуальными QR-метками.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

За время работы пробного периода «Хлебнице» удалось:

• Автоматизировать работу с заявками;
• Добавить технологические карты и чек-листы для каждого объекта и оборудования;
• Внедрить базовый модуль аналитики и отчетности.

В созданной платформе заявки на работы создаются моментальным сканированием индивидуальной QR-метки оборудования и подгружаются в систему, где ответственный сотрудник распределяет их в расписании. Руководитель видит загрузку сервисного отдела в целом и каждого специалиста в отдельности.

Данные об оборудовании, адресах пекарен и контактах ответственного автоматически подргужаются в мобильное приложение вместе с заявкой. Это систематизировало историю обслуживания и позволило собирать аналитику по поломкам: какие агрегаты приходится ремонтировать чаще, что именно выходит из строя и др.

Все данные по заявкам отображаются в модуле аналитики. У руководителя есть возможность оценить среднее время закрытия заявок или самый востребованный тип работ и на основании объективных данных корректировать работу сервисной службы.

После внедрения платформы руководство смогло собрать объективную аналитику по работе оборудования. Это позволило сократить количество повторных ремонтов, внедрить систему превентивной замены «уставшего» оборудования и отказаться от использования часто выходящей из строя техники в пользу более надежной.

Работа сервисных специалистов была стандартизирована. «Хлебница» обязала сотрудников прикладывать фото и видео с результатами проведенных работ через мобильное приложение сотрудника.

Руководство компании получило возможность видеть этап выполнения заявки, местонахождение сотрудника, качество ремонта. Данные по загрузке и эффективности каждого сотрудника автоматически аккумулируются в модуле аналитики: количество выполненных и просроченных заявок, количество отработанных часов, коэффициент полезной загрузки, личный рейтинг.

По итогам работы с HubEx руководство «Хлебницы» приняло решение перейти на полную версию решения. Так, компании стали доступны инструменты автоматического распределения заявок по исполнителям, автоматического добавления плановых работ в календарь и редактор бизнес-процессов.

Внедрение FSM-системы позволило «Хлебнице» стандартизировать работу внутри компании, сократить операционные затраты, снизить процент поломки оборудования, сформировать штат сотрудников с учетом реального объема задач, повысить лояльность клиентов благодаря выросшему качеству услуг.