"Первый Бит" оцифровал документооборот московского универмага "Цветной"

2023: Повышение скорости согласования договоров

ИТ-интегратор «Первый Бит» настроил отечественную систему документооборота для московского концептуального ТЦ «Цветной». Документы больше не теряются и подписываются в срок, скорость согласования договоров увеличилась на 80%. Об этом «Первый Бит» сообщил 27 июля 2023 года.

Раньше документы в администрации «Цветного» согласовывали в бумажном виде. Для этого их нужно было переносить в разные подразделения. Было невозможно отследить, где именно находится тот или иной договор. В итоге важные контракты могли срываться из-за задержек или полной утери документов, а руководство не могло вычислить, кто в этом виноват. Команда Первого Бита решила проблемы универмага при помощи решения «1С:Документооборот КОРП». Специалисты московского офиса «Преображенская площадь» в цифровом формате воссоздали в программе бизнес-процессы согласования и обработки документов. Автоматизировано заполнение реквизитов и передвижение документов по этапам.

Механизм отлажен так, что сотрудники должны вовремя подготавливать все документы. Система сама проверяет их наличие и время, затраченное на подготовку. Потерять документы тоже невозможно – они все хранятся в электронном архиве. 1С:Документооборот автоматизировал работу более чем с десятком категорий документов. Среди них — заявки, тендеры, архитектурные решения, акты возвратов, реестры оплаты. Помимо оптимизации рабочих процессов, система повысила информационную безопасность компании. Точно выстроенные права доступа позволяют избежать утечек конфиденциальных данных.

В результате проекта согласование договоров ускорилось на 80%. Улучшилось взаимодействие между сотрудниками и отделами. Стала возможной совместная работа над документами — с историей изменений и возможностью сохранять разные версии. В итоге трудозатраты на подготовку документов сократились в несколько раз.