«БФТ.Закупки»: Эффективная автоматизация закупок по 223-ФЗ и решение типовых проблем участников процесса

«БФТ.Закупки» – для эффективной автоматизации закупок

Специалисты сходятся во мнении, что, в отличие от 44-ФЗ, проведение закупок по 223-ФЗ имеет менее строгое регламентирование в области закупочных процедур. Но при этом в каждом конкретном случае она требует более сложных организационных действий – например, в плане обработки документации и взаимодействия между участниками. Автоматизация закупочной деятельности, в свою очередь, положительно влияет на прозрачность процессов закупок и расширение круга поставщиков, сокращение расходов и времени на проведение закупки. В частности, она позволяет в несколько раз ускорить типовые процедуры формирования потребностей, планирования, проведения закупок и ведения документации, которые раньше проводились пользователями вручную.

В продуктовом портфеле БФТ-Холдинга представлен программный комплекс «БФТ.Закупки», предназначенный для автоматизации процесса закупок. К основным преимуществам этой системы относят полное соответствие закону 223-ФЗ, доступ ко всем закупочным процедурам в режиме «единого окна», обеспечение открытости системы закупок, стандартизацию всех этапов закупочной деятельности, оптимизацию затрат на закупки.

Осенью 2022 года вендор сообщил о модернизации своего продукта. Сегодня «БФТ.Закупки» – это модульная система, в которой для реализации базового функционала предназначены такие модули (подсистемы), как «Администрирование», «Планирование закупок», «Проведение закупок», «Регламентная отчетность» и другие. Дополнительные опции включают в себя такие важные возможности как, например, автоматическая проверка контрагентов.

Таким образом, с помощью системы «БФТ.Закупки» участники закупочной деятельности могут:

• работать в едином информационном пространстве;
• интегрировать закупки в бизнес-процесс организации, а также в смежные процессы (персональный сайт, бухгалтерские, налоговые, учетные и иные информационные системы);
• централизованно управлять процедурами формирования закупок и определения поставщиков: просматривать == Легкое и быстрое внесение изменений в систему без привлечения вендора ==информацию о планировании, формировании и определении победителя закупки;
• проводить анализ структуры закупок;
• контролировать исполнение плана закупок, соблюдение сроков и другие действия;
• осуществлять взаимодействие с Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС) и электронными торговыми площадками (ЭТП);
• оценивать эффективность проведенных закупок, контролировать расходование бюджетных средств и принимать грамотные управленческие решения;
• формировать отчетную аналитическую документацию.

«БФТ.Закупки» решает проблему разрозненности информационных систем, в которых работают участники закупки по 223-ФЗ. Интуитивный пользовательский интерфейс программы может быть настроен под индивидуальные бизнес-процессы организации. Единая база нормативно-справочной информации помогает обеспечить стандартизацию и единообразие процесса закупок для всех участников. Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Кроме того, система позволяет решить ряд типовых проблем участников закупок с помощью специализированных модулей и справочников. Рассмотрим их подробнее.

Легкое и быстрое внесение изменений в систему без привлечения вендора

Когда в организации меняются бизнес-процессы или внутренние регламенты, необходимо внести соответствующие изменения в систему автоматизации закупок: например, добавить поля в форму документа, предусмотреть дополнительные автоматические контроли, настроить выгрузку данных на внешние ресурсы. Модернизация системы может занять много времени, если потребуется привлекать к доработкам вендора или других разработчиков, устраивать дополнительную процедуру согласования и проведения закупок по модернизации.

Для решения этой проблемы в системе «БФТ.Закупки» в Модуле управления объектной моделью приложений (Конфигураторе) заложены функциональные возможности, позволяющие пользователю администратору системы самостоятельно вносить в нее изменения без привлечения внешних разработчиков.

Рис.1 – Модуль управления объектной моделью приложений

Администратору доступны следующие опции:

• настройка интеграции с внешней системой для загрузки и актуализации данных;
• внесение изменений в объекты приложений, в т.ч. их создание, редактирование и удаление;
• задание правил выполнения требуемых контролей;
• задание статусов жизненного цикла объекта приложения;
• настройка сценариев с объектными моделями приложений с помощью графического интерфейса;
• настройка контрольных точек и параметров выполнения сценариев.

Облегчение согласования извещений о закупке

Извещение о закупке имеет различные маршруты согласования в зависимости от особенностей закупки. В этих маршрутах могут исключаться или дополняться согласующие подразделения и лица. Сотруднику, ответственному за согласование конкретного извещения, приходится тратить много времени на ручную маршрутизацию документа по согласующим лицам и отслеживание процесса согласования в СЭД.

Для сокращения трудозатрат сотрудников контрактной службы в системе «БФТ.Закупки» используется моделирование бизнес-процессов с помощью стандартизированных блок-схем BPMN 2.0 (Business Process Management Notation). Администратор системы может настраивать автоматическую маршрутизацию документов по согласующим лицам и подразделениям в зависимости от особенностей закупки – в частности, самостоятельно создать BPMN-схему процесса согласования документа во встроенном визуальном редакторе или загрузить ее из внешнего редактора.

Далее администратору предоставляются различные варианты комбинирования последовательного и параллельного согласования. Доступны настройки автоматического запуска сценариев, автоматического формирования задач на исполнение для уполномоченных лиц, автоматического оповещения сотрудников о поступлении документа на согласование, о приближении и наступлении даты действия.

Таким образом, сотрудник, ответственный за согласование документа, избавляется от необходимости вручную маршрутизировать и отслеживать каждый этап процесса согласования документов.

Контроль соответствия требованиям 223-ФЗ

При закупке товаров, работ, услуг в соответствии с требованиями Федерального закона 223-ФЗ заказчики руководствуются утвержденными положениями о закупках, которые, в свою очередь, формируются с учетом требований типовых положений о закупках. Эти документы содержатся в электронном виде в Единой информационной системе (ЕИС Закупки). Но здесь они размещены таким образом, что на их основе поддерживать автоматизированные контроли на соответствие данных размещаемых закупочных процедур требованиям утвержденных положений о закупках невозможно. При этом заказчики обязаны самостоятельно контролировать данные соответствия. Существует риск нарушения требований положений о закупках.

Для поддержки автоматического контроля на соответствие требованиям положений о закупках заказчиков в системе «БФТ.Закупки» разработан специализированный справочник «Контроли на соответствие требованиям 223-ФЗ». Функциональность справочника позволяет пользователям при обработке электронных документов автоматизировать контроль на соответствие требованиям положений, в режиме реального времени мониторить достижение квот закупок товаров российского происхождения.

Рис. 2 – Справочник «Контроли на соответствие требованиям 223-ФЗ»

Справочник отображает в структурированном виде такую информацию, как:

• данные положений о закупках заказчиков и типовых положений о закупках, загружаемых из ЕИС;
• данные о сроках размещения документов, регламентируемых 223-ФЗ, с учетом визуализации уровней настроенных автоматизированных контролей;
• перечни товаров, работ, услуг, закупка которых проводится у субъектов малого и среднего предпринимательства,
• перечни товаров, работ, услуг, относящихся к инновационной продукции.
• статистические данные по закупкам товаров российского происхождения – для контроля уровня достижения нормативных квот;
• данные по срокам размещения документов, согласно положению заказчика;
• данные по лимитам закупок заказчика у единственного поставщика за определенный период;
• информацию об установленных положением заказчика размерах обеспечения заявок на участие в закупках, обеспечения исполнения контракта.

Объективный расчет начальной (максимальной) цены договора (НМЦД)

Специалист по закупкам тратит много времени на «ручной» поиск информации при обосновании НМЦД, начальной цены единицы товара, работы НМЦД. Ему требуется оценить ценовые предложения по реестру договоров (контрактов), отправить по электронной почте запросы и обработать коммерческие предложения от потенциальных участников закупок на этапе обоснования НМЦД.

Для решения этой задачи в системе «БФТ.Закупки» реализован автоматизированный процесс обоснования НМЦД. Расчет цены договора можно осуществить методом сопоставимых рыночных цен (анализа рынка, в том числе полученных коммерческих предложений), затратным методом, методом расчета цены лекарственных препаратов (для соответствующей категории закупок) или с помощью анализа публичных оферт.

Рис. 3 – Процесс обоснования НМЦД

Возможен запрос и получение коммерческих предложений в системе с фильтрацией по региону заказчика (поставщика), сферы деятельности, базовым характеристикам предмета закупок. Проведя оценку, система выдает специалисту печатную форму расчета.

О разработчике

БФТ-Холдинг – российский разработчик программных продуктов и заказных решений для госсектора и бизнеса. Компания является системообразующей организацией в ИТ-отрасли, обладает огромной экспертизой в сфере цифровой трансформации. Решения компании внедрены в 80 субъектах РФ.

БФТ-Холдинг продолжает наращивать портфель крупных федеральных проектов. Среди них – внедрение Единой цифровой платформы (Социальное казначейство), модернизация систем Фонда социального страхования, внедрение Единой цифровой платформы в отрасли труда и занятости («Работа в России»), развитие информационных систем Росреестра, внедрение Единой платформы Национальной системы управления данными (НСУД) и Витрин данных НСУД.