Системы управления закупками

Итак, управление закупками на крупном предприятии – это важный, более того, ключевой процесс в бизнесе. В том случае, если это мероприятие действительно проводится эффективно, то меняются и основные финансовые показатели, а именно прибыль и рентабельность, которые, безусловно, являются основополагающими условиями в вопросе успешности всего созданного бизнеса. Наиболее распространена практика управления посредством проведения честных конкурентных торгов, точнее аукционов, конкурсов, запросов котировок, предложений и подобных. Если выполнять контроль приобретения необходимого товара именно в условиях конкурентной среды, есть вполне серьезные основания полагать, что это как раз тот способ, который позволяет купить необходимую продукцию наивысшего качества, нужного количества, в выбранное время и при этом при наименьших на то затратах.

Подобного рода процедуры в среде делового мира дают возможность воплотить в жизнь главную идею современного рынка – добросовестную, открытую конкуренцию. Именно в данном случае заказчик способен сделать объективный выбор относительно наиболее выгодного предложения со стороны его потенциальных поставщиков нужной продукции. Выгода осуществления таких закупок по данным экспертов иногда превышает даже порог 25% от запланированного и выделенного бюджета.

2018: Цифровая трансформация закупок: с места в карьер

30 января 2019 года международная компания Boston Consulting Group (BCG), специализирующаяся на управленческом консалтинге, поделилась с TAdviser статьей «Цифровая трансформация закупок: с места в карьер».

Как отмечается в статье, снижение затрат в области закупок — один из относительно простых и быстрых способов повышения эффективности бизнеса. Именно поэто­му этот рычаг повышения эффективности так востребован среди генеральных директоров и акционеров компаний в России. Однако большинство из них, по состоянию на 2018 год, фокуси­руются на оптимизации процессов — написании регламентов, пересмотре ролей, изменении КПЭ, повышении уровня автоматизации и так далее, зачастую забывая о том, что улучшение процессов — это еще далеко не все. Критически важный аспект в закупках — снижение издержек как таковых. Успешное повышение эффективности закупок с конкретной привязкой рычагов к финансовому результату может увеличить рентабельность по EBITDA минимум на 3–5% в год. В этом случае экономить получается прежде всего за счет выбора оптимальных рычагов с точки зрения полной стоимости владения, снижения уровня потребления закупаемых товаров и услуг, а также пересмотра ин­/аутсорсинга по производственным переде­ лам. При этом, помимо прямой экономии, оптимизация закупок позволяет достигать и других параллельных целей: например, прослеживать цепочку поставок через субподрядчиков, исключать риски, связанные с коррупцией, недобросовестными поставщиками и т.д.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Цифровизация — движущая сила и основной инструмент повышения эффективности закупок. Однако зачастую в России внедрение «цифры» остается лишь данью моде, не позволяя в полной мере решать поставленные бизнес-­задачи, отметили в BCG. Именно поэтому до начала внедрения цифровых решений руководство компании должно определить для себя несколько важных отправных точек:

• У руководства должен быть исчерпывающий перечень проблем и их исходных причин — необходимо направлять инвестиции и ресурсы на действительно важные направления, чтобы решать эти проблемы.
• Должны быть обеспечены базовая автоматизация процессов и интеграция между ключевыми ИТ-­системами производства, планирования спроса и его обеспечения.
• В компании должны быть четко закреплены роли и определен уровень требований по компетенциям сотрудников и новых кандидатов.

По мнению экспертов, специфика России заключается также в том, что отечественные компании в силу объективных обстоятельств зачастую «проскакивают» определенные эволюционные этапы, ранее пройденные многими западными компаниями. Цифровизация — это не только и не столько технологии, а новые бизнес-модели, поэтому внедрение цифровых решений «с ходу» во многих случаях позволяет успешно перейти на новые ступени эволюции сразу, без промежу­точных «остановок». Отличный пример такого качественного скачка — россий­ская банковская отрасль, которая за последние 5 лет превратилась в одну из самых передовых в мире с точки зрения уровня внедрения цифровизации.

Рекомендации, представленные в статье, универсальны и касаются всех отраслей: они формируют принципиальную основу того, как нужно подходить к цифровизации закупок, подчеркнули в BCG.

Как известно, преобразование закупочной функции в мощный цифровой «двигатель» — сложная задача, требующая глубокого понимания всего многообразия предлагаемых решений и программного обеспечения. По наблюдениям экспертов BCG, наибольшего успеха добиваются те компании, усилия которых направлены не на технологии, а на основополагающие цели закупок и бизнеса в целом.

Правильный путь к цифровизации

Как отмечается в статье BCG, успешные закупочные функции начинают с того, что определяют те направле­ния создания стоимости — экономию затрат, качество, инновации, скорость или управление рисками, — которые имеют решающее значение для реализации ключевого ценностного предложения, и затем на этой основе отбирают для внедрения оптимальные цифровые технологии и сценарии их внедрения. Такие функции также определяют, какие основные рычаги — организация, процессы, кадры, управление эффективностью, сотрудничество — обеспечивают формирование стоимости, и затем внедряют соответствующие решения и ПО. В качестве фундамента они используют все многообразие доступных данных, что позволяет более глубоко понимать ситуацию и лучше принимать решения.

Благодаря цифровизации закупочной функции ценностное предложение компании может выйти на совершенно новый уровень, однако это потребует значительного времени и ресурсов. Если, вставая на путь преобразований, предприятие не определило, к чему оно стремится прийти, то результат не будет стоить затраченных усилий, утверждают эксперты.

При стратегической направленности гораздо легче определить, на каком именно участке формировать дополнительную стоимость и как определить конкретные технологии, наиболее подходящие для этой цели. Согласно рекомендации BCG, компании должны сосредоточиться на различных направлениях создания стоимости, рычагах реализации и архитектуре систем данных (см. рисунок ниже).

Как приступить к цифровизации закупок

По прогнозам экспертов, в ближайшие несколько лет цифровые системы, скорее всего, станут одним из наиболее актуальных вопросов для большинства директоров по закупкам. Однако цифровизация закупочной деятельности — непростая задача. Чтобы добиться успеха, компаниям необходимо строить свою стратегию цифрови­зации исходя из тех направлений создания стоимости, рычагов реализации и архитектуры систем данных, которые наиболее актуальны с учетом их конкретной конкурентной ситуации, указали в BCG.

Руководствуясь этими целями, компании могут предпринять дальнейшие шаги по внедрению цифровой стратегии, оценивая сценарии использования цифровых технологий с учетом своих конкретных бизнес­потребностей и требований к реализации, а также разрабатывая комплексный план реали­зации.

Очевидно, что цифровые технологии предлагают много возможностей для повышения стоимости, формируемой благодаря закупочной деятельности. Но лишь функции закупок, которые при выборе цифровых средств руководствуются, прежде всего стратегией, смогут выйти на качественно новый уровень операционной эффективности и помогут своим компаниям достичь долгосрочных стратегических целей, — убеждены в BCG.

Подробнее ознакомиться со статьей «Цифровая трансформация закупок: с места в карьер» можно здесь. Статья входит в серию публикаций BCG под названием «Стратегические закупки в век цифровых технологий». Серия посвящена всестороннему рассмотрению подходов, с помощью которых компании могут добиться высокой эффективности закупочной деятельности.