«Агро-Сибирь» автоматизировала работу с документами на базе СЭД «Дело»

11 июля 2018 года компания ООО «Электронные офисные системы» сообщила, что с начала весны 2018 года специалисты аппарата управления ООО «Агро-Сибирь» работают с документами в автоматизированной информационной системе «ДЕЛО». Проект реализован барнаульской компанией «КС-Консалтинг».

Предпосылки

До автоматизации документооборота регистрация документов в «Агро-Сибири» велась в традиционной бумажной форме в специальных журналах. Документы централизовано регистрировались в приемной, затем бумажные экземпляры передавались для работы в соответствующие отделы. Контроль задач директора велся в почтовом клиенте MS Outlook.

Основной документопоток организации составляют бухгалтерские документы. В бухгалтерии каждый специалист работает только со своей частью договоров, что накладывает определенные сложности на процесс отслеживания поступления и исполнения документов. Этот факт продиктовал необходимость приобретения системы электронного документооборота «ДЕЛО», способной сделать прозрачным учет документов и работу с ними.

Задачи проекта

Помимо регистрации документов в электронном виде, заказчик ожидал от программного продукта также и обеспечение дальнейшего движения образа документа, его исполнения, осуществления контрольных функций и возможность реализации других делопроизводственных операций в электронной среде. Одним из главных требований к СЭД стало наличие механизмов реализации юридически значимого электронного документооборота.

Задачи, которые стояли перед внедряемым программным продуктом:

• автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к формам учета электронных образов;
• отслеживание поступления в организацию оригиналов договоров;
• обеспечение своевременной подготовки бухгалтерских отчетов (с помощью функций создания и контроля задач в СЭД);
• ведение в СЭД данных о переписке по документам (с использованием инструмента связок между документами).

Ход проекта

Работы по внедрению системы «ДЕЛО» стартовали в феврале 2018 года. В рамках проекта были закуплены рабочие места системы и дополнительные опции. Проект предусматривал анализ и обследование бизнес процессов, установку и настройку СЭД в соответствии со спецификой документооборота компании, а также подготовку пользователей.

Проведя анализ действующего документооборота, специалисты «КС-Консалтинг» настроили СЭД в соответствии с полученными в ходе обследования результатами. Были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе.

Итоги проекта

По словам компании, проведя анализ действующего документооборота, специалисты «КС-Консалтинг» настроили СЭД в соответствии с полученными в ходе обследования результатами. Постоянными пользователями СЭД стали секретарь («ДЕЛО»), директор и главный бухгалтер фирмы («ДЕЛО-Web»). На рабочее место секретаря был установлен полнофункциональный rich-клиент системы электронного документооборота «ДЕЛО», а также дополнительная опция «Сканирование». Чтобы обеспечить директору и главному бухгалтеру предприятия возможность в удобном формате отслеживать и контролировать сроки исполнения поручений, были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов», также была закуплена конкурентная лицензия подсистемы «ДЕЛО-Web», которая дает возможность пользователям работать в СЭД по очереди, без приобретения дополнительных лицензий.

Кроме этого сообщалось, что взаимодействие специалистов компании в СЭД «ДЕЛО» в процессах работы с документами выглядит следующим образом: поступившие договоры регистрируются секретарем в приемной и пересылаются в СЭД главному бухгалтеру, которая, в свою очередь, распределяет документы по своим подчиненным. При этом, для каждого бухгалтера в СЭД заведен личный кабинет, где он может найти курируемые договоры и отследить поступление оригиналов. В других отделах у каждого сотрудника также имеется свой кабинет, куда преимущественно поступают задачи от директора.