Московский физико-технический институт (МФТИ) (Корпоративный портал - проекты модернизации)

2021

Корпоративный интранет-портал для МФТИ: экосистема HR-сервисов

С чем у вас ассоциируется слово «интранет»? Представили, что это старомодный и неудобный корпоративный портал? Многие интранет-порталы действительно до сих пор так выглядят, но в передовых вузах уже понимают ценность многофункциональных цифровых сервисов для сотрудников.

В сентябре 2021 года был запущен HR.Университет для Физтеха, и вот результаты проделанной работы.

Как создать интранет-портал для университета

Создание интранет-портала для вуза было новым опытом для команды «Кеды профессора». Работа с крупным и сложным Физтехом стала одновременно вызовом и удачной возможностью протестировать гипотезы.

Задача

У МФТИ был запрос на интранет-портал для 3000+ человек. Старый сайт выглядел несовременно и имел ограниченный функционал.

Решение

«Кеды профессора» предложили современную, удобную платформу, объединяющую сайт и продвинутые HR-сервисы. Чтобы преподаватели могли пользоваться интранетом когда угодно и где угодно, решили сделать и мобильное приложение.

Как внедрить корпоративный портал в организации

На основе полученных данных была разработана концепция портала, затем протестировали интерфейс и функционал, продолжаем внедрять новые сервисы. Благодаря гибкой архитектуре, добавление новых модулей и функций не влияет на стабильную работу портала.

В итоге разработанная HR-экосистема цифровых сервисов легко адаптируется и к потребностям различных организаций: как государственных, так и частных. Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Ключевой принцип разработки современного hr-портала — создание единой экосистемы, которая объединяет различные решения и приложения в одной платформе. Пользователи получают доступ к личному кабинету, единому логину и паролю, мобильному приложению и десктопной версии, а также к обязательным разделам, таким как инструкции, документы и база знаний.

По запросу заказчика можно интегрировать любые модули, даже разработанные на других технологиях. Также можно реализовать дополнительные функции, например, возможность подачи заявок на отпуск через мобильное приложение или чат-бота.

Бизнес-модель команды «Кеды профессора» уникальна: мы не продаем лицензии на сотрудника, а разрабатываем и передаем заказчику кастомизированный программный код. Стоимость системы не зависит от численности штата, что особенно удобно для компаний с быстро растущим бизнесом. Дополнительную техническую поддержку можно приобрести по отдельному запросу.

Интранет-портал МФТИ

Для МФТИ реализовали сквозную авторизацию, а также интегрировали систему с «1С» для работы с организационной структурой.

Интранет МФТИ состоит из трёх независимых сегментов, каждый из которых выполняет свою уникальную функцию.

Новое подразделение HR.Университета предоставляет два взаимосвязанных ресурса: внутренний портал с сервисами для сотрудников и открытый веб-сайт, ориентированный на будущих студентов и сотрудников.

Третий сегмент — исторический интранет-портал, функционал которого постепенно переходит на новую платформу HR.Университета.

HR-портал МФТИ позволяет будущим студентам и сотрудникам детально ознакомиться с инфраструктурой университета. Виртуальные туры предоставляют возможность рассмотреть объекты университета, включая научные лаборатории, аудитории, коворкинги, музеи и спортивные объекты.

Все объекты доступны для детального изучения с помощью кликабельных элементов, позволяя будущим сотрудникам получить точную информацию об оснащении лабораторий и рабочих мест.

На портале можно также ознакомиться со структурой университета, найти контактную информацию отдела кадров и документацию для трудоустройства.

Для удобства пользователей, на сайте есть интерактивная обновляемая карта кампуса с подробной информацией о корпусах, объектах, кафе, банкоматах и общежитиях.

Главная страница HR.Университета оптимизирована для мобильных устройств, а также доступно приложение для iOS и Android, предоставляющее аналогичные функции десктопной версии.

HR.Адаптация

HR-портал МФТИ приветствует новых сотрудников модулем «Адаптация», который предоставляет им удобный путь для знакомства с сервисами университета.

Модуль содержит информацию о структуре и истории вуза, о ключевых персонах и достижениях. Здесь новые сотрудники могут быстро ознакомиться с необходимыми документами, контактной информацией коллег, а также корпоративной культурой МФТИ, включая используемые сокращения и каналы в Telegram.

В этом разделе также есть информация о питании, занятиях спортом, программе вакцинации от COVID и психологической помощи.

HR.Коммуникации

Портал МФТИ предлагает своим сотрудникам удобный информационный центр, включающий разделы с новостями, опросами, объявлениями, событиями и проектами.

Раздел «Новости» предоставляет актуальные информационные обновления. Раздел «Опросы» позволяет HR-специалистам проводить как регулярные опросы для оценки качества работы разных отделов, так и временные опросы по различным темам.

В «Объявлениях» можно публиковать информацию разного характера, от предложений по аренде жилья до поиска потерянных вещей или передачи животных в добрые руки.

Также в модуле есть раздел «События»: интерактивный календарь, который позволяет ознакомиться с информацией о внутренних мероприятиях МФТИ, вебинарах, лекциях и других событиях. А в «Проектах» преподавателям удобно находить интересные проекты для сотрудничества друг с другом.

HR.Компетенции

Далее расскажем о модуле, который предоставляет доступ к образовательным ресурсам. Здесь сотрудники могут подобрать подходящие курсы, стажировки или пройти оценку своих компетенций.

Раздел «Курсы» предлагает широкий выбор программ как от МФТИ, так и от внешних образовательных платформ и вузов, как платных, так и бесплатных.

Для программ МФТИ сотрудники имеют непосредственный доступ к материалам, включая текстовые материалы, видеозаписи и циклы лекций.

Для подбора курсов от внешних провайдеров на портале интегрировали разработанный нами агрегатор курсов «Образовал».

Для оценки компетенций сотрудников мы внедрили сервис «HR.Оценка 360», который бесшовно интегрирован с известным онлайн-сервисом Proaction.pro. Когда сотруднику назначается оценка компетенций, ему приходит электронное приглашение со ссылкой на раздел с активированной кнопкой «Пройти тестирование».

После прохождения теста он получает результаты с рекомендациями по развитию профессиональных навыков и определению зон роста. Результат теста можно обсудить с руководителем, чтобы наметить план развития.

Документы

Этот раздел — один из наиболее популярных на портале. Его ежедневно посещают сотни сотрудников МФТИ.

Раздел предлагает ознакомиться с необходимыми документами, включая должностные инструкции, локальные нормативные акты, шаблоны для заполнения и документы для приема на работу. Документы организованы по темам для удобства поиска.

В будущем мы планируем автоматизировать процессы работы с документами, оцифровать их и переместить сервис документооборота в HR.Университет с основного портала.

Сегодня раздел предоставляет сотрудникам МФТИ удобные инструменты для оптимизации рабочих процессов, включая планирование отпуска. Теперь сотрудники могут оформить заявку на отпуск в несколько кликов. Процесс заполнения заявки упрощен и требует минимума информации: сотрудникам достаточно указать должность и даты отпуска. После отправки заявки сотрудники могут отслеживать ее статус в реальном времени.

Для упрощения перехода с устаревшего интранета МФТИ на HR.Университет, мы реализовали навигацию по наиболее востребованным функциям. Постепенно все функции устаревшего интранета будут интегрированы в HR.Университет по мере пожеланий МФТИ.

HR.Рекрутинг

Корпоративный hr-портал МФТИ предоставляет удобный инструмент для поиска новых сотрудников. В него входит раздел с вакансиями и информация о конкурсах на занятые должности.

В дополнение к этому разделу, мы помогли МФТИ разработать рекламную кампанию для привлечения преподавателей и профессоров на конкурсной основе. Кандидаты приходили через контекстную и таргетированную рекламу на рекрутинговый сайт и сразу могли ознакомиться с вакансиями, заполнить анкеты и участвовать в конкурсе на должность.

Результат

В HR.Университете был успешно реализован ряд функций, которые помогают сотрудникам МФТИ эффективно взаимодействовать друг с другом и с вузом, упростить рабочие процессы и найти единомышленников для проектов.

На момент запуска корпоративным интранет-порталом ежедневно пользовались около 200 сотрудников МФТИ. Средняя длительность сеанса составляла около 5 минут, а глубина просмотра — более 8 страниц. В планах продолжить активное продвижение сервисов HR.Университета среди сотрудников МФТИ, чтобы помочь им привыкнуть к сайту и извлекать максимальную пользу из его инструментов.

Специальная проектная группа, состоящая из представителей команды «Кеды профессора» и сотрудников МФТИ, регулярно встречается для обсуждения прогресса, планов и корректировки работы.

Все обновления портала проходят пилотное тестирование среди избранной группы сотрудников МФТИ перед их общедоступным релизом.

Кроме того, два раза в год проводится форум для HR-специалистов из вузов всей страны, где обсуждаются инструменты, сервисы и лучшие практики цифровизации HR-процессов в России и за рубежом.

HR.Университет отличается своей уникальностью и оригинальностью — это не копия готовых решений. Команда стремится разработать действительно ценные инструменты, опираясь на собственный опыт и понимая конкретные потребности клиентов.

Использованные технологии: Nest, React.js, PostgreSQL, Figma.

Рекрутмент редких кандидатов для МФТИ при помощи цифровых технологий

Команда «Кеды профессора» помогла Московскому физико-техническому институту за короткий срок закрыть 30+ вакансий ученых и преподавателей. Для этого запустили портал для приема заявок и рекламную кампанию. В кейсе расскажем про рекрутмент редких кандидатов для МФТИ, как смогли решить задачу института и каких результатов удалось добиться.

Задача

МФТИ требовалось закрыть больше 30 вакансий высококвалифицированных кадров. Рекрутмент осложнялся несколькими факторами:

• бюджетом;
• короткими сроками в 1,5 месяца;
• большим пакетом документов, которые не все кандидаты хотели собирать;
• требованиями к высокой квалификации, опыту специалистов, что означало крайне небольшое количество потенциальных кандидатов;
• необходимостью поиска специалистов по всей России.

Кроме того, принять на работу могли только в строго определенное время — по конкурсному отбору два раза в год. Не все кандидаты были готовы ждать, и подбирали для себя другие варианты работы, которые их в дальнейшем устраивали.

Методы поиска кандидатов

Работодателям бывает особенно сложно найти специалистов с очень узкой специализацией и четко определенным набором навыков и знаний. Такие люди часто не находятся в активном поиске работы.

Но несмотря на это они все еще являются потенциальными кандидатами. Поэтому рекрутеры используют разные методы поиска, чтобы привлечь их внимание и заинтересовать предложением о работе: через знакомых, сайты вакансий, соцсети и специализированные площадки, рекламу в профессиональных сообществах.

Иная сторона HR-рынка — массовый наем работников, например, продавцов. В этом случае часто дают рекламу в газете или на телевидении, размещают наружную рекламу.

Оба направления поиска схожи тем, что подходящие сотрудники часто уже работают и не заходят на сайты с вакансиями. Но их можно привлечь с помощью цифровых инструментов, поэтому методы поиска кандидатов будут похожи, независимо от того, ищет ли компания редкого специалиста или занимается массовым наймом.

Решение для задачи МФТИ

В связи с особенностями требований к кандидатам стандартные способы подбора могли оказаться малоэффективными. Поэтому разработка HR-портала рассматривалась наилучшим вариантом.

Стратегия заключалась в разработке платформы для отклика на вакансии и запуске рекламы в интернете и социальных сетях.

Создание портала

HR-портал — это один из ключевых элементов масштабной системы, которую создали специально для МФТИ. Он представляет собой инструмент для поиска новых сотрудников, где собраны вакансии и информация о конкурсах.

Кандидаты видят доступные вакансии и информацию по конкурсам на разные должности

Какие проблемы кандидатов решили с помощью HR-портала:

• перевели заполнение обязательной анкеты на 10 страницах с «бумажного» вида в электронный;
• значительно упростили анкету, сократили ее объем почти в два раза, изменили дизайн, написали пояснения, куда какие документы загружать;
• ввели автосохранение анкеты, которую заполнили не до конца. Затем сотрудники МФТИ звонили кандидату и помогали оформить этот документ;
• закрыли часть опасений кандидатов: написали про зарплату, жилье для иногородних, образовательные организации для детей, досуг, занятие наукой.

Сайт для специалистов по подбору персонала МФТИ

Один из факторов успешного поиска кандидатов — эффективная работа рекрутеров. Поэтому создали удобные механизмы для сотрудников МФТИ: разработали сайт для размещения вакансий, приема анкет, формирования отчетов.

В админке можно выгружать анкеты, получать резюме и создавать отчеты

Теперь отчеты по резюме можно сформировать автоматически онлайн. Например, сотрудник хочет посмотреть отчет за последний месяц. Он заходит на сайт, вводит логин и пароль, устанавливает период с 1 по 31 июля и скачивает получившийся отчет.

Можно сформировать отчет по потребности сотрудника: на текущий момент или за период времени

Рекрутеру не приходится лезть в админку. Все загруженные анкеты хранятся в специальной зоне сервера, автоматически сортируются по кафедрам и вакансиям. А доступ к этому есть с компьютера (это похоже на облако вроде Google Диск).

Рекламные кампании

Чтобы привлечь кандидатов на портал, задействовали рекламные каналы:

• таргетинговая реклама в социальных сетях для более широкой аудитории;
• контекстную в «Яндексе» и Google Ads для людей в активном поиске работы.

Таргетированная реклама

Аудитория рекламной кампании — люди, которые могли бы стать преподавателями, но в данный момент не искали работу. Настройка показов объявлений позволила получить больше переходов и откликов, при этом сэкономить ресурсы.

Реклама в соцсетях показывала, что подать документы на конкурс просто, а устроиться в МФТИ вполне возможно

Хотя целевая аудитория казалась большой, результаты были следующими: 174 тыс. просмотров и примерно 2 тыс. переходов.

Контекстная реклама

Чтобы найти кандидатов использовали федеральные и международные информационные кампании. Это помогло определить целевую аудиторию и настроить рекламу на людей, кто может заинтересоваться вакансиями в МФТИ.

Кампании проходили в те же сроки, что и конкурс в институте.

Ключевые слова связали с трудоустройством в Московском физико-техническом институте Для настройки рекламы использовали больше 60 ключевых фраз

Результат: 4,3 млн показов объявлений, 36,6 тыс. переходов по ссылкам и свыше 25 тыс. посетителей.

Основные результаты

• Автоматизировали процесс закрытия вакансий.
• Получили в среднем по две анкеты на каждое вакантное место (всего — 109 анкет).
• Закрыли все 30 вакансий вуза.
• Сделали удобным процесс заполнения анкет в электронном виде.

Методика, которую использовали с МФТИ, подходит как для поиска редких специалистов, так и для массового набора персонала.