BTLab помогла Sucden автоматизировать обмен документацией с помощью Docsvision

2022: Повышение скорости коммуникации головного офиса и производственных предприятий в регионах с помощью Docsvision

Группа компаний Sucden автоматизировала процесс обмена документацией между своими сахарными заводами и Общим центром обслуживания (ОЦО). Решение для пилотного завода создано компанией BTLab на базе российской платформы Docsvision за 1 месяц. После первого проекта внедрение было растиражировано на другие заводы Sucden. Об этом сообщила компания Docsvision 25 октября 2022 года.

Компания Sucden всегда уделяла особое внимание модернизации своих производств и повышению эффективности внутренних процессов – в том числе за счёт использования актуальных информационных технологий. Было принято решение унифицировать и структурировать процессы обработки и передачи первичной документации между заводами компании и Общим центром обслуживания в московском офисе.

В рамках проекта необходимо было решить несколько ключевых задач: обеспечить быструю передачу документов с заводов сотрудникам ОЦО, фиксацию сроков отправки, контроль исполнительской и учётной дисциплины – то есть сделать обмен документами между ОЦО и заводами эффективным и контролируемым. Для оперативной реализации этой задачи была выбрана платформа Docsvision и один из крупных партнёров «ДоксВижн» - компания-интегратор BTLab, которая путём настройки типового решения завершила все работы в течение месяца на первом заводе.

Положительный опыт был растиражирован на все производственные площадки. Пользователями системы стали сотрудники сформированного в центральном офисе ОЦО, которые обрабатывают в системе Docsvision поступающие от завода документы, и сотрудники отдела документационного обеспечения завода.

Среди явных эффектов от внедрения решения на платформе Docsvision, которые компания уже успела ощутить – ускорение передачи документов, сокращение количества потерь, возможность измерить скорость выполнения и выявить проблемные места бизнес-процессов. Процесс обмена документами взят под контроль, что при текущем большом объёме документооборота является немаловажным фактором для эффективной работы компании в целом, отметил менеджер проектов Группы компаний Sucden, Владимир Поляков.

Компания BTLab обеспечивает развитие решения. Специалисты BTLab выполнили ряд дополнительных настроек и доработок. Один из примеров – отражение в работе системы структурной специфики ОЦО так называемых «участков учёта», которые отвечают за конкретные группы документов. Сотрудник может состоять сразу в нескольких участках, в одном участке может быть несколько сотрудников. При отправке документа выбираются именно участки, а первый сотрудник, взявший документ в работу, становится исполнителем. Интересной доработкой стала и возможность массовой выгрузки электронных документов – к примеру, всех документов по одному контрагенту.

Работа над проектом была и остаётся регламентированной по времени. Компания уже не раз смогла реализовать потенциал платформы и настроить требуемую функциональность в соответствии с запросами и в срок, благодаря гибким инструментам настройки Docsivision. Также плодотворной работе способствует тесное взаимодействие с командой со стороны компании Sucden в проработке требований и обучении сотрудников производственных предприятий на местах, прокомментировал Андрей Карасов, руководитель отдела продаж BTLab.

2020: Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота, создание архива бухгалтерских документов, автоматизация работы бухгалтерской и финансовой службы в рамках ОЦО.