Philips внедряет средства автоматизации документооборота

2 октября 2013 года Softline объявила о завершении первого этапа автоматизации документооборота в компании Philips.

Цели проекта

Philips с большим вниманием относится к эффективной организации рабочего процесса. Именно поэтому на уровне российского руководства компании принято решение о создании выделенной группы по оформлению и согласованию контрактов и автоматизации данного процесса.

«Мы ежегодно обрабатываем, оформляем и согласовываем около десяти тысяч различных контрактов: это договоры поставки и закупки, трейд-маркетинговые и сервисные соглашения, контракты с агентствами по исследованию рынка и многие другие. Это трудоемкий процесс, который занимает достаточно много времени не только у специалистов нашего отдела, но и у коллег, которые непосредственно занимаются продажами, закупками, управлением проектами и маркетингом, – отметил Олег Зупник, руководитель отдела по управлению и сопровождению контрактов Philips в России и СНГ. - Нам была необходима система, которая обеспечивала бы автоматизированное, централизованное и, что важно, контролируемое управление потоком документов, а также позволяла бы быстро и без лишних трудозатрат оформлять, согласовывать и затем хранить весь объем договорных документов».

Ход проекта

Специалисты Philips изучили множество специализированных продуктов для решения поставленной задачи, однако ни одна готовая система не подходила. Требовалось нестандартное решение. Оптимальной по всем параметрам и наиболее гибкой признали платформу Microsoft SharePoint, базовый функционал которой позволяет развернуть систему электронного документооборота любой сложности. В качестве партнера выбрали компанию Softline.

«Одним из ключевых требований, обусловленных внутренней политикой Philips, было использование штатных возможностей Microsoft SharePoint без применения дополнительных средств разработки. Большая часть инфраструктуры компании находится на аутсорсинге у крупных сервис-провайдеров, которые предоставляют нам облачные решения. С одной стороны, это позволяет нам добиться необходимого уровня масштабирования и качества сервиса в масштабах всех компании, а с другой - накладывает некоторые ограничения на возможности изменения стандартных решений и сервисов на локальном уровне, - поведал Сергей Давыдов, ИТ-менеджер по операционной работе российского представительства компании Philips.

Работы по организации системы электронного документооборота разделили на несколько этапов. Ко 2 октября 2013 года завершен первый этап, в рамках которого настроен базовый функционал системы, обеспечивающий автоматизацию процесса подачи и обработки запросов по договорам для офиса, в котором работает более 700 человек. Организовано упорядоченное хранение и архивация документов, а заказчик получил возможность самостоятельной индивидуальной настройки представлений.

В рамках второго этапа планируется доработка реализованной системы в части организации сбора аналитической информации. Компании важно получать данные в различных разрезах: сроки согласования тех или иных документов разными функциями (юристы, налоговики, финансовые контролеры, отдел закупок и т.д.), количество контрактов различных типов, процент используемых типовых договоров и прочее.

«Этот проект был для нашей команды особенным и очень интересным, - подчеркнул Илья Стрелков, руководитель интернет-проектов Softline. - В качестве платформы используется облачный MS SharePoint, работа с которым, в отличие от локальной версии продукта, предполагает применение нетривиальных подходов, что, в свою очередь, дает возможность для творчества. Нам всегда интересно работать над нестандартными проектами, требующими нового взгляда на процесс разработки».