Заказчики: Спортмастер Подрядчики: Первая Форма (1Форма) Продукт: Первая Форма (система управления)Дата проекта: 2015/10 — 2017/06
Количество лицензий: безлимит
|
Содержание[Свернуть] |
«Спортмастер» входит в Топ-10 мировых розничных спортивных сетей, а в России и Восточной Европе занимает I место. В сети «Спортмастер» работают более 450 магазинов в 200 городах на территории России, Украины, Белоруссии, Казахстана и Китая, и обслуживают более 200 млн человек в год.
Решение о внедрении «Первой Формы»
В торговой сети действует целый ряд корпоративных систем – учетные, складские, бухгалтерские, кадровые. В них автоматизированы все процессы, связанные с товарооборотом и финансами. Но оставалось еще некоторое количество процессов, которые управлялись с помощью электронной почты и таблиц, заполняемых вручную. Это касалось обслуживающих процессов, таких как заказ торгового оборудования и униформы, проверка выкладки товара, обработка заявок в хозяйственные и ремонтные службы, сбор отчетности от магазинов, контроль выполнения поручений центрального офиса и т.п. Было очевидно, что у этих процессов есть большой потенциал для повышения эффективности. В масштабах крупнейшей торговой сети эффект от таких улучшений исчисляется миллионами.
Внедренные в компании системы, «заточенные» каждая под свою специфику, для реализации этих процессов не подходили, поэтому руководство искало новую платформу класса BPM. Главными требованиями были гибкость настройки и широта возможностей, с технической стороны, и дружественный, интуитивно понятный интерфейс. Также учитывалась возможность интеграции новой системы с уже существующими. По всем этим параметрам и была выбрана «Первая Форма».
Выбор процессов для автоматизации
Потребность в автоматизации процессов не связана напрямую с их сложностью. Например, постановка и контроль выполнения поручений – этот функционал внедряется практически во всех проектах. В «Спортмастере» он используется для поручений из центрального офиса в магазины. Здесь действуют несколько простых регламентов, настроена эскалация просроченных поручений на руководство, возможность делегирования поручений. Очевидно, что автоматизация даже такого довольно обычного процесса дает существенный выигрыш и по трудозатратам, и в плане повышения исполнительской дисциплины.
Сложные процессы настраивались специалистами «Первой Формы», часть процессов «Спортмастер» автоматизировал самостоятельно. Например, интересно реализован процесс оформления командировок: в нем не просто согласуются даты и бюджет (причем маршруты согласования довольно сложные), но автоматически запускается цепочка действий, каждое для определенного исполнителя – на оформление бухгалтерских и кадровых документов, утверждение приказов. Кроме того, сотрудник может самостоятельно заняться подготовкой поездки, а может сделать отметку «требуется помощь», и тогда будет создана подзадача на ассистента, который возьмет на себя бронирование билетов и отелей, организацию трансфера, оформление визы.
Консолидация заявок на закупку
Самый активный и сложный из реализованных в «Первой Форме» процессов – консолидация заявок на закупку неторговой продукции (оборудования для торговых залов, униформы, хозяйственных товаров).
Заявки подаются магазинами раз в месяц, затем поэтапно консолидируются. Затем проверяется наличие складских остатков и бюджета для приобретения недостающих позиций (для этого «Первая Форма» обменивается данными со складской и бухгалтерской системами). Если не все позиции покрываются бюджетом, делается корректировка сначала консолидированной заявки, а затем эти корректировки также по цепочке спускаются вниз до магазина. Как «Полюс» отказывается от SAP. Опыт российского лидера золотодобычи представлен на TAdviser SummIT
Консолидированные заявки утверждаются, причем используется сложная матрица согласования, и передаются на выполнение. Магазины могут отслеживать плановые сроки поступления заказанной продукции.
Особое внимание было уделено интерфейсу – чтобы облегчить и ускорить заполнение заявок, поскольку позиций в них очень много и процесс требует внимательности. Удобно, что при заказе какой-то позиции сразу же подгружается ее изображение – чтобы не ошибиться в выборе.
Управление электронными подписями
Самым интересным в плане автоматизации стала интеграция с Удостоверяющим центром «КриптоПро», который регистрирует электронные цифровые подписи (ЭЦП). Подпись используется для подтверждения действий с документами (накладными, актами и пр.) в различных системах «Спортмастера».
ЭЦП записывается на личную карту сотрудника – пластиковую карту с электронной полосой, которая используется для доступа в «Первую Форму» и другие корпоративные системы.
ЭЦП необходима не всем сотрудникам, это зависит от должностных обязанностей. Поэтому при переходе на другую должность или в другое подразделение может возникнуть необходимость в получении ЭЦП или наоборот, в отзыве ранее выданной подписи.
В сети «Спортмастер» работают свыше 10 тыс. сотрудников. Как и в других розничных сетях, среди линейных сотрудников высокий процент ротации, процессы приема и увольнения идут практически непрерывно. Вручную управлять выдачей и аннулированием ЭЦП в таких масштабах невозможно. Интерфейс самого Удостоверяющего центра в системе «КриптоПро» ориентирован на технических специалистов и сложен для обычных пользователей. Поэтому этот функционал был реализован в «Первой Форме» и интегрирован с «КриптоПро» средствами API.
Выдача или аннулирование ЭЦП привязаны к кадровым событиям – приему, переводу, увольнению. Чтобы избежать двойного ввода, события не заводятся вручную, а импортируются из кадровой системы.
Необходимость выпуска ЭЦП проверяется по специальному справочнику, который содержит набор кадровых правил для подразделений, должностей и иногда даже для отдельных сотрудников. Правила могут быть двух типов: разрешающие, т.е. требующие наличия ЭЦП, и запрещающие иметь такую подпись. Часто на сотрудника распространяются сразу несколько кадровых правил – например, разрешающее правило на подразделение и запрещающее на должность. В этом случае запрещающие правила имеют безусловный приоритет.
«Первая Форма» отправляет запрос в Удостоверяющий центр «КриптоПро», там генерируется уникальный ключ электронной подписи и передается обратно в «Первую Форму». Ключ записывается на личную карту сотрудника с помощью специального устройства. Если все действия прошли успешно, в Удостоверяющий центр передается подтверждение, и ЭЦП вступает в силу. Вся процедура занимает несколько минут, а шаги процесса наглядно отображаются в системе.
«Первая Форма» в ИТ-инфраструктуре «Спортмастера»
Возможности интеграции оценивались еще до начала проекта и были важным критерием при выборе BPM-платформы. В зависимости от требований автоматизируемого процесса применяются различные подходы: и онлайн обмен данными, и выгрузка сводных данных по расписанию или по запросу.
Например, в компании используется Реестр задач – это внутрикорпоративный портал, на котором отображаются задачи из разных систем. Сотрудник видит на портале список всех своих задач и по ссылке может перейти в нужную задачу, открыв ее в интерфейсе именно этой системы. Задачи из «Первой Формы» отлично влились в этот процесс и доступны для работы наравне с остальными.
Справочники товаров, магазинов и сотрудников актуализируются ежедневно – «Первая Форма» загружает данные из учетных систем и системы управления мастер-данными.
Проблем с работой в распределенной сети также не возникает. В регионах есть магазины, которые имеют проблемы со стабильностью интернет-связи, и для них систему пришлось немного доработать. Например, на магазины периодически ставятся задачи по контролю выкладки товара. Директора магазинов делают фотографии указанных секций и отправляют фотоотчеты в центральный офис. При этом приходится пересылать достаточно большие объемы данных, и поэтому в систему была добавлена отработка разрывов связи в процессе пересылки.
Планы по дальнейшему развитию
Ниши, в которых эффективна «Первая Форма», видны достаточно четко. Во-первых, система отлично подходит для реализации множества вспомогательных бизнес-процессов, для которых внедрение отдельных самостоятельных приложений нерентабельно, но которые остро нуждаются в автоматизации. В крупной и распределенной торговой сети таких процессов достаточно, на ближайшее время список уже намечен.
Во-вторых, «Первая Форма» удобна для поддержки процессов, которые только формируются или пересматриваются, и еще не имеют четких регламентов. В «Первой Форме» внести изменения в процесс можно буквально за несколько часов, максимум – несколько дней. Любую идею можно смоделировать, оценить результат, скорректировать и сразу же запустить снова. Для «Спортмастера» постоянное развитие – это часть стратегии, и «Первая Форма» обеспечивает такую поддержку.