Гибридный подход: тренд, неизбежность и проблемы
Опенспейсы или кабинеты, фиксированные рабочие места, турникеты на входе-выходе и пять дней в неделю в офисе ушли в прошлое. Вместе с пандемией пришла «удаленка», теперь ее сменяет гибридный формат: часть времени работник проводит в офисе, а оставшуюся работает из дома или откуда угодно.
Исследования McKinsey показывают, что сохранить гибридный режим в долгосрочной перспективе планируют до 90% компаний во всем мире. Эту гибкую модель поддерживают сотрудники: 40% из них заявляют, что уйдут, если работодатель отменит «гибрид» или «удаленку» и заставит ходить в офис (по данным «ДРТ Консалтинг»). В этих 40% нередко оказываются ключевые специалисты — сотрудники, от которых зависит устойчивость бизнеса.
Проблема в том, что гибридная модель требует большей управляемости, чем полностью офисная либо удаленная. Порядка 85% руководителей уже сталкиваются с трудностями при управлении гибридными командами: работники теряют время на организацию своего рабочего дня в офисе, новички «тонут» в рабочих задачах, потому что HR не понимают, как проводить адаптацию в новых условиях (данные McKinsey, Microsoft Work Trend Index).
При этом инструменты для управления гибридными командами есть лишь у 35% компаний (по данным McKinsey, Microsoft Work Trend Index). Остальным остается обходиться кастомными решениями, а пока они разрабатываются — платить за пустующие площади.
Цифровой офис второй половины 2020-х: новая реальность
Но компании вынуждены приспосабливаться к пожеланиям сотрудников о «гибриде», потому что не хотят терять квалифицированные кадры. Задачу «Как обеспечить комфортную гибридную работу для сотрудников, оптимизировать затраты на офис и превратить это в свое конкурентное преимущество?» решают платформы управления офисом.
В России это «Стрелка», включенный в Реестр отечественного ПО цифровой инструмент на базе концепции Digital Twin.
«Стрелка» — платформа для визуализации и управления рабочими пространствами. Упрощает жизнь владельцам бизнеса, обеспечивая одновременно навигацию по территориям и управление ими и перемещением работников. Подходит для ритейла, производства, образования и других отраслей, адаптирована к требованиям защиты данных государственных компаний.
Переводим «Стрелку» на решение ключевых проблем гибридной работы
Интерактивная карта-платформа помогает управлять пространством через данные, решая такие проблемы, как:
- эффективная организация «гибрида» — совместной работы сотрудников на удаленке и в офисе;
- поддержка HR-процессов;
- оптимизация использования территории офиса или производства — любого рабочего пространства.
Основные возможности платформы
Навигация по территории. Визуализированные рабочие пространства для управления площадями (особенно актуально для территориально распределенных офисов).
Поиск информации. Легко найти любые объекты: рабочие места, переговорные комнаты, зоны отдыха, серверные, архивы, подсобные помещения. Так же просто можно отыскать и рабочее место конкретного сотрудника, и его самого (например, платформа покажет, что в момент поиска человек находится у себя в кабинете или в переговорной).
Гибкое бронирование: Можно настроить любые условия для бронирования объектов, подразделений и зон, выдавать права сотрудникам. Информация предоставляется оперативно: забронировать переговорную или рабочее место можно онлайн с мобильного устройства.
Инфокарты объектов: уникальные карточки объектов с ключевыми параметрами и всей необходимой информацией.
Расписание: на платформе можно создавать актуальный календарь событий по локациям, датам и другим важным атрибутам. Напоминания о событиях платформа отправляет на телефон или компьютер (SMS, email и push-уведомления).
Аналитика и отчеты: вы получаете помощь в принятии управленческих решений по объектам и площадям. Доступно большое количество отчетов в различных разрезах.
Неважно, растет ли компания, сокращает сотрудников или изменяет стратегию: платформу можно легко масштабировать или адаптировать под новые нужды. Например, «Стрелка» поможет разместить всех сотрудников при увеличении штата — без расширения физического офиса или наоборот, уменьшить офисные площади, не увольняя людей.
Планирование и бронь офисных площадей
Планирование. Платформа показывает загрузку офиса, принимая во внимание реальные сценарии использования рабочих мест, а не нормативы, и позволяет распределять рабочие места и наладить коммуникацию между сотрудниками.
Одновременно «Стрелка» оценивает поведенческие паттерны работников: кто где работает, как формируются кросс-функциональные связи, и даже то, в каких рабочих зонах накапливается больше всего стресса.
Интеграция с корпоративными системами (HRM, AD, календарями, СКУД) дает еще больше: с помощью платформы можно получить объективную картину всего, что происходит в рабочем пространстве. Например, где сейчас проходит совещание и кто на нем присутствует, не заблудился ли новичок по дороге к начальнику отдела, кто заходит в корпоративную систему не со своего рабочего места, какие именно помещения пустуют, а в каких очень мало людей и т.д.
С помощью «Стрелки» работник получит нужное для работы оборудование, распечатает материалы, закажет пропуск, свяжется с коллегами и даже зарезервирует место на офисной парковке для своей машины — всего за пару кликов в приложении.
Поддержка HR-процесса и корпоративной культуры
«Стрелка» становится одним из ключевых инструментов, способных упростить задачу цифровой трансформации HR, повышающий эффективность работы персонала и бизнеса в целом. С помощью платформы HR-специалист сможет объективно — количественно — оценивать качество среды, а полагаться только на опросы и вовремя скорректировать кадровую политику.
Точки соприкосновения сотрудников можно создать не только в физическом, но и в цифровом офисе. Иногда в цифровом формате это получается даже легче: визуальная метка на профиле сотрудника (например, зеленый цвет пиктограммы стола) подскажет, что коллега сейчас на рабочем месте и с ним можно обсудить рабочую проблему, а значок «День рождения» — что именинника можно поздравить. Доступ к профилям коллег позволит увидеть их навыки, интересы и даже хобби, и понять, с кем и как взаимодействовать — не только по рабочим вопросам.
Интеграция «Стрелки» с HR-системами может существенно облегчить процесс онбординга через ускорение адаптации и снизить тревожность у новичков. Приложение проведет их по адаптационному маршруту к рабочему месту, покажет, что где находится, позволит легко найти коллег и познакомиться с ними, а значит, быстрее влиться в рабочий процесс.
Оптимизация рабочего пространства: для ИТ, АХО, СБ и других
«Стрелка» может стать основой для объединения корпоративных служб, давая каждой то, что для нее критически важно.
ИТ-отделы сэкономят время на поиск проблем: интеграция с Help Desk поможет найти на карте точное расположение сломанного оборудования или «мертвой» зоны Wi-Fi. Заявки на оборудование не зависнут в системе, а поступят прямо из приложения. Учет активов автоматизирован.
Службы безопасности благодаря интеграции со СКУД получат более точные данные, чем просто количество людей, прошедших через турникеты. Система покажет, например, то, сколько человек надо эвакуировать из здания в случае угрозы пожара и то, где они находятся — это позволит быстро и правильно действовать при чрезвычайных ситуациях.
АХО сможет планировать клининг планируется по реальной загрузке зон, а не по графику, отслеживать процесс ремонта помещений онлайн и понимать, как фактически, а не формально, используется каждый квадратный метр. Это основа для принятия решений об аренде или реконструкции.
Сотрудники и HR увидят пространство и друг друга в нем: кто сейчас занят на переговорах, а кто уже освободился? Кто и над какими проектами работает? Доступ к профилям с навыками ломает коммуникационные барьеры в «гибриде», а интеграция с HR-инструментами выявит реальные точки стресса для улучшения среды.
Аналитики. Сбор данных из нескольких систем и построение отчетности в реальном времени по разным критериям и наглядное представление результатов на дашбордах даст администраторам возможность прогнозировать загрузку территориальных зон и оптимизировать их планировку.
Не только для офисов: от цехов до вокзалов
Универсальность и масштабируемость позволяют использовать «Стрелку» везде, где есть территория. Платформа быстро адаптируется под потребности любых сегментов и помогает «оцифровывать» разные рабочие пространства, от торговых центров до медицинских клиник.
Например, в образовательных учреждениях «Стрелка» обеспечит студентов и преподавателей навигацией по аудиториям, библиотекам, спортивным залам; позволит бронировать комнаты для занятий. На производстве поможет контролировать помещения цехов, производственных процессов, безопасность сотрудников и сохранность оборудования.
В недвижимости платформа может стать удобным инструментом для изучения планировок и инфраструктуры объектов, упростив их аренду или покупку. В медицине внедрение цифрового офиса даст повышение качества обслуживания посетителей, упрощение работы медперсонала, что приведет к сокращению операционных расходов медицинского учреждения. «Стрелка» сделает пребывание путешественников в зданиях вокзалов и аэропортах более комфортным, подсказывая, где находятся кафе, медицинские пункты, санузлы, зоны ожидания, выход на посадку или к перрону.
Внедрение и интеграция
Доступ к платформе реализован через веб-интерфейс, работающий в браузере внутри защищенного контура компании, и мобильное приложение. «Стрелку» также можно использовать на интерактивных панелях в открытых зонах или входных группах в здание.
Карта работает «из коробки», куда по умолчанию входит интеграция с корпоративными кадровыми справочниками, AD, почтой и календарями событий. Этого уже этого достаточно для того, чтобы организовать прозрачную интерактивную систему бронирования.
Гибкая система плагинов и API позволяет быстро интегрировать платформу с внешними системами. Но настоящая магия начинается с кастомизации и настройки интеграций для воплощения собственных сценариев взаимодействия с офисом или сотрудниками. Например, можно подключить к системе IoT-устройства и управлять микроклиматом в офисе или сделать интеграции с системой контроля доступа: открывать дверь в переговорную по своему пропуску — если подтверждено бронирование.
Администраторы могут создавать на платформе свои элементы приложения, настраивать их расположение и внешний вид. Даже внешний вид системы легко адаптируется под корпоративный стиль компании.
Внедрение платформы занимает максимум два месяца[1], считая от постановки технического задания до обучения пользователей. В этот период включены временные затраты на интеграцию с корпоративными решениями и брендирование системы. Действует техническая поддержка.
«Оцифровать» рабочее пространство своей компании и проверить, как «Стрелка» может оптимизировать ваши процессы, можно здесь.
Примечания
- ↑ При условии приобретения «коробочной» версии продукта и наличия у заказчика подготовленной инфраструктуры.
