DocSpace

DocSpace – система управления электронными документами и рабочими процессами на платформе MS SharePoint 2013. DocSpace относится к классу систем ECM (Управление корпоративным информационным контентом или Системы электронного документооборота) /BPM (Управление эффективностью бизнеса).

Полноценный электронный документооборот:

• Входящие, исходящие документы и письма.
• Организационно-правовые документы.
• Распорядительные документы.
• Информационно-справочные документы.
• Служебные записки.
• Полный цикл управления договорной деятельностью.
• Заявки на оплату счетов.
• Резолюции и поручения (индивидуальные и коллективные).
• Контроль исполнения поручений и документов.
• Архив нормативно-справочной информации.

DocSpace объединяет преимущества коробочной системы, где уже есть вся необходимая функциональность (шаблоны документов и сценарии работы) и преимущества платформы SharePoint, обеспечивая:

• Централизованное хранилище электронных документов.
• Удобную повседневную работу пользователей (личные рабочие места и индивидуальное представление информации).
• Доступ через популярные web-браузеры и работу с планшета iPad.
• Высокий уровень безопасности данных (разграничение прав пользователей, возможность применения жестких сценариев обработки документов, защита конфиденциальных данных).
• Движение документов (workflow) c учетом специфики работы отдельного предприятия. Наличие гибких и жестких маршрутов. Легкое создание новых маршрутов.
• Поддержку всего жизненного цикла документов (получение из различных источников, регистрация, подготовка, согласование, подписание (с возможностью использования ЭЦП), резолюция, назначение ответственных и групп исполнителей, рассылка, исполнение, уничтожение или передача в архив).
• Поддержку документов и файлов, содержащих различный контент (текстовый и табличный вид, аудио, видео).
• Коллективную работу с документами.
• Сквозной документооборот (филиалы, группы компаний и т.п.).
• Легкую интеграцию с любыми учетными системами, системами управления проектами и пр.

Дополнительно могут быть автоматизированы (на основе готовых конфигураций) следующие процессы:

• Аналитика: анализ данных по различным разрезам, используя хранилище данных (Data Ware House) и OLAP кубы, выгрузка данных в DWH и OLAP, специальные отчеты.
• Управление заявками (HelpDesk): канцтовары; переговорные; пропуска; курьеры.
• Управление совещаниями: подготовка совещания; согласование; уведомления; протоколы встречи; поручения.
• Архивное дело: справочники; библиотеки общих файлов.
• Управление проектной деятельностью: единый узел с информацией и документами по проекту.
• Корпоративный портал: контакты сотрудников; тел. справочники; новости; форумы; календари; блоги / вики-страницы; базы знаний.

Прочие бизнес-процессы могут быть автоматизированы по запросу.

Преимущества СЭД/ECM-системы DocSpace

• Современность – система создана с использованием самых передовых технологий и органично дополняет богатую базовую функциональность SharePoint, не нарушая ее архитектуру.
• Простота и гибкость настроек (кастомизации) – система доступна для самостоятельной установки и настройки Заказчиком. СЭД/ECM-система DocSpace настраивается без привлечения программистов.
• Гибкость в разграничении уровней безопасности – система учитывает особенности платформы SharePoint и предоставляет уникальные возможности по управлению правами доступа.
• Модульность и расширяемость – система является модульной, и новая функциональность может быть добавлена в систему без влияния на стабильное ядро. Система предлагает открытые интерфейсы для создания дополнительных расширений разработчиками

Стоимость и сроки внедрения

Проект внедрения коробочной СЭД/ECM-системы DocSpace, как правило, продолжается 1,5 месяца, а результат полностью соответствует запросу современного корпоративного Заказчика: «Немедленное решение с индивидуальным подходом». Стоимость лицензий DocSpace: 400 тыс. рублей на 100 рабочих мест.

Результат

• эффективный контроль исполнительской дисциплины
• продуктивная работа сотрудников, без рутины
• снижение затрат на выработку управленческих решений за счет минимизации времени на обработку документов и их поиск
• безопасное, долгосрочное хранение документов
• расширение функциональности «по требованию» без привлечения подрядчика

2015: СЭД DoсSpaceтеперь доступна в облаке

Разработчики СЭД/ECM-системы «DocSpace» выпустили в феврале 2015 года облачную версию решения, в качестве инфраструктуры используется Microsoft Azure

В «облаке» доступна полнофункциональная версия коробочной системы «DocSpace», которая обеспечивает управление всеми видами документов: организационно-распорядительными, внутренними (в том числе служебными записками), входящими и исходящими, заявками на оплату и договорами. Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Стоимость месячной подписки на одного сотрудника составляет 260 рублей.

По сравнению с традиционным методом приобретения, внедрение облачного документооборота в Microsoft Azure на 50 сотрудников позволит снизить совокупную стоимость владения (TCO) программным обеспечением в течение 2-х лет на 42%.