Как BPM-система позволила упорядочить и масштабировать бизнес строительной компании. Опыт «Эртле Строй»
Заказчики: Эртле Буд (Эртле Строй, Ertle Stroy) Киев; Строительство и промышленность строительных материалов Подрядчики: Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) Продукт: ELMA BPM SuiteВторой продукт: ELMA ECM+ Дата проекта: 2015/03 — 2015/03
|
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
|
Содержание |
В 2018 году директор «Эртле Строй», французский инженер Иньяс Эртле (Ignace Haertle), рассказал об особенностях внедрения в компании BPM-системы.
Предпосылки
«Эртле Строй» занимается строительством производственных объектов, агропродовольственных комплексов, логистических и торговых центров.
В 2012—2015 годах компания пережила резкий скачок роста: штат увеличился от десятка сотрудников до нескольких сотен, расширился спектр услуг. «Эртле Строй» перешла к выполнению работ по строительству и проектированию «под ключ», начала самостоятельно вести гендподряд и изготавливать монолитные железобетонные конструкции.
Компания задумалась над покупкой инструмента для выстраивания и автоматизации процессов. Изучив рынок решений, специалисты «Эртле Строй» остановились на ELMA.[1]
Задачи
Основная задача проекта заключалась в автоматизации расчета проектных затрат компании.
Требовался инструмент, соответствующий специфике отрасли. Несмотря на то, что «Эртле Строй» — многофункциональная компания, она не предоставляет все виды строительных услуг. Во многих частях проектов подключаются субподрядные организации. 28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT
Одновременно ведется много проектов (около 20–30) и видов работ. Строящиеся объекты, даже в рамках одной страны, широко разбросаны территориально. Менеджерам компании нужно ежедневно вести интенсивный расчет расценок и объемов подряда
Перед нами стояла глобальная задача: создать систему расчета затрат на проектах, в которой должны учитываться оплаты субподрядчиков и нарядов по time sheet, расходы на командировки и логистические издержки, - рассказал директор «Эртле Строй», французский инженер Иньяс Эртле. |
Решение
На платформе ELMA BPM в «Эртле Строй» создана собственная система расчета проектных издержек. Она автоматически суммирует затраты на строительство объекта — зарплату специалистов «Эртле Строй», оплату услуг подрядных организаций, стоимость логистики и командировок.
В системе автоматизированы основные процессы документооборота и кадровые процедуры, настроены инструменты CRM, отчетность, показатели и метрики.
От покупки платформы до момента, когда я смог запускать основные процессы по проектам, прошло два года. Многое мы кастомизировали и сейчас практически не используем встроенные готовые модули. Гибкость — основное преимущество ELMA. Как универсальная платформа, на которой можно выстроить свои процессы, она нам очень подошла, - отметил Иньяс Эртле. |
Используемые процессы
Специалисты компании активно работают с процессами документооборота: «Согласование», «Рассмотрение», «Ознакомление». Кроме того, используется приложение CRM и те процессы, которые были придуманы самостоятельно — «Коммерческое предложение», «Платеж», «Счет», кадровые процедуры.
Результат внедрения
В результате внедрения снижены финансовые риски на проектах за счет создания базы подрядных организаций, контроля операций специалистов и объемов выполненных работ.
Стройка — место жесткого контроля из-за большого числа рисков. Система в этом плане помогла нам усилить финансовую безопасность. Когда мы обращаемся к подрядным организациям в точке реализации проекта и договариваемся о сотрудничестве, менеджер заводит в системе информацию о сделке, фиксирует стоимость и объем услуг. Так формируется база данных. Затем идет этап согласования, в процессе которого мы сверяем расценки с базой. Если контракт успешно проходит, по его окончанию наши сотрудники сопоставляют заявленный и выполненный объем работ. Мы усиленно стараемся консолидировать и контролировать в системе все нюансы проектов, - рассказал Иньяс Эртле. |
Помимо этого, ELMA позволила упростить процедуру делегирования и увеличить скорость выполнения задач за счет автоматизации процессов производства и документооборота. В результате компания сумела расширить рынок предоставления услуг и открыла новые представительства в Польше и странах СНГ.
Однозначно, система оказалась для нас мегаполезна! Она позволила упорядочить и масштабировать бизнес. Благодаря ELMA я в реальном времени вижу, что происходит в компании. Появилась возможность брать в разы больше проектов и при этом держать их под контролем. Понимать, где есть проблемы, а где все идет хорошо. Улучшилась наша финансовая безопасность на объектах, - заключил глава «Эртле Строй». |
Планы развития
Компания продолжает работать над организацией электронного документооборота и созданием базы данных, которая бы смогла обрабатывать большие массивы информации.