Департамент информационных технологий Москвы (ДИТ) 23

2023: Информационная государственная система управления конкурсами и грантами «Москва — добрый город»

Развитие информационных систем стало неотъемлемой частью современных городских процессов. Одним из успешных примеров внедрения таких систем является платформа «Москва – Добрый город», которая предоставляет широкие возможности для взаимодействия органов исполнительной власти с социально ориентированными некоммерческими организациями (СО НКО). Система активно используется для улучшения социальной сферы, упрощая и оптимизируя процессы оказания социальных услуг. В этом кейсе рассмотрим процесс модернизации этой информационной государственной системы, какие задачи стояли перед командой «Кеды профессора» и каких результатов удалось достичь.

Развитие информационной системы «Москва — Добрый город»

Система «Москва — Добрый город» нацелена на содействие эффективному взаимодействию между органами власти и НКО, занятыми в социальной сфере. Перед командой «Кеды профессора» стояла задача модернизировать существующую Систему для повышения ее функциональности и улучшения пользовательского опыта.

Задача

Основная задача проекта заключалась в обновлении информационной государственной системы таким образом, чтобы она стала более удобной и эффективной в использовании как для органов власти, так и для представителей некоммерческих организаций. В частности, необходимо было улучшить модуль технической поддержки, внедрить интерактивного помощника и расширить аналитические возможности Системы.

Решение

Для решения поставленных задач был применен комплексный подход, включающий разработку и внедрение новых модулей, оптимизацию существующих функций и улучшение пользовательского интерфейса.

Что такое информационная система

Информационная система (ИС) предназначена для сбора, хранения, обработки и передачи информации. Такие системы обеспечивают автоматизацию различных процессов. Так, «Москва — добрый город» — это информационная система города Москвы, которая автоматизирует процессы взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им организаций с социально ориентированными некоммерческими организациями, участвующими в реализации проектов, направленных на расширение оказания услуг в социальной сфере. СО НКО через Систему принимают участие в конкурсах и получают гранты для своих проектов, которые помогают нуждающимся в поддержке москвичам.

Основные функции информационных систем

Информационные системы выполняют множество функций, среди которых:

• Сбор данных. ИС собирают информацию из различных источников, как внутренних, так и внешних, и организуют ее в единой базе данных.
• Хранение данных. Системы позволяют безопасно хранить большие объемы данных, обеспечивая их защиту и целостность.
• Обработка данных. ИС автоматизируют обработку данных, преобразуя их в полезную информацию для принятия решений.
• Анализ данных. На основании собранной и обработанной информации система может проводить аналитические исследования, выявляя тенденции и делая прогнозы.

Техническая поддержка

Для обеспечения бесперебойной работы информационной системы разработали и внедрили несколько модулей, включая модуль автоматизации учета обращений пользователей.

В ходе общения с сотрудниками технической поддержки стало ясно, что одна из основных проблем — недостаток информации, предоставляемой пользователями при обращении за помощью. Из-за этого время на решение проблемы увеличивалось, так как специалистам приходилось тратить дополнительные ресурсы на выявление недостающих данных.Цифровизация ритейла: тренды, инновации, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 7.7 т

Для решения этой проблемы составили список информации, которая необходима для оперативного устранения инцидентов:

• Тема обращения: от правильного выбора темы зависит скорость направления обращения нужному специалисту.
• ФИО контактного лица: необходимо для обеспечения обратной связи.
• Контактные данные (адрес электронной почты): требуются для связи с пользователем.
• Наименование организации: помогает найти историю событий в журнале запросов.
• ИНН: используется для поиска истории взаимодействий в системе.
• Параметры рабочего места (операционная система, браузер): помогают быстрее идентифицировать причину проблемы.
• Подробное описание проблемы: чем подробнее описание, тем быстрее будет найдено решение.
• Ссылка: на страницу, где возникла ошибка, для точной локализации инцидента.

Для облегчения работы специалистов и ускорения решения проблем был реализован модуль для автоматизации учета обращений пользователей в техническую поддержку. Этот модуль позволяет собирать полный перечень необходимой информации, при этом упрощая процесс для пользователей.

Система автоматически собирает часть данных, таких как первичные данные заявок или скриншот страницы, где произошла ошибка, что существенно ускоряет процесс обработки обращений.

Модуль был внедрен в виде раскрывающегося окна, доступного из любой точки Системы, где пользователи могут указать всю необходимую информацию и прикрепить файлы к обращению. Дополнительно у пользователей появилась возможность редактировать форму подачи заявки, добавляя или удаляя поля по мере необходимости. Это позволяет поддерживать актуальность информации, требуемой специалистам для работы, и обеспечивает гибкость в работе с обращениями.

Интерактивный помощник

Одним из ключевых элементов модернизации Системы стало внедрение интерактивного помощника. Этот инструмент был разработан с целью упростить процесс подачи заявок на гранты и другие виды поддержки. Интерактивный помощник помогает пользователям быстро находить необходимую информацию, правильно заполнять формы и своевременно получать уведомления о статусе своих заявок.

На страницу заявки добавили кнопку «Интерактивный помощник», кликнув на которую пользователь запустит интерактивный сценарий. Экран фокусируется на поле ввода, которое необходимо заполнить, рядом отображается инструкция, какую информацию необходимо ввести. После Система автоматически проверяет корректность заполненных данных.

Экспертиза

При анализе старого интерфейса для экспертизы конкурсных заявок стало очевидно, что существующее распределение элементов на экране было неудобным для работы экспертов. Пространство экрана использовалось неэффективно, что затрудняло процесс оценки заявок.

Чтобы улучшить взаимодействие пользователей с Системой, была разработана новая форма экспертизы заявок. Изменили формат разделения страницы с вертикального на горизонтальный. Теперь в верхней части экрана располагается раздел «Заявка», а в нижней — раздел «Форма экспертизы». Каждая из этих частей имеет свою полосу прокрутки, что позволяет экспертам одновременно просматривать содержимое заявки и вносить свои оценки.

Чтобы облегчить навигацию по заявке на участие в конкурсе, в левой части раздела «Заявка» добавили меню для переключения между подразделами заявки. Также предусмотрели возможность сворачивания разделов, чтобы пользователи могли настраивать интерфейс под свои нужды. Эти улучшения значительно повысили удобство работы с Системой и сократили время, необходимое на оценку конкурсных заявок.

Инструменты аналитики

В процессе взаимодействия с сотрудниками департамента труда и социальной защиты населения города Москвы выяснили, что существующий инструментарий аналитики не обеспечивал достаточной наглядности и не позволял эффективно анализировать распределение бюджетных средств. Для решения этих проблем мы модифицировали модуль «Аналитика», в который добавили два новых раздела: «Инфопанель» и «Аналитика бюджета».

Раздел «Инфопанель» предназначен для визуализации данных с помощью инфографики. В этом разделе был разработан конструктор графиков, позволяющий пользователям строить различные виды графиков на основе параметров, таких как количество заявок, средний и запрашиваемый размеры грантов, наименование конкурса, временной промежуток, куратор, эксперт и другие. Эти графики помогают быстро оценивать ключевые показатели и принимать обоснованные решения. Кроме того, пользователям предоставлена возможность экспортировать созданные графики в виде изображений, а также выгружать исходные данные в табличной форме для более детального анализа и включения в отчетность.

Раздел «Аналитика бюджета» был создан специально для анализа распределения бюджетных средств, выделяемых на реализацию проектов. В этом разделе пользователи могут видеть постатейное расходование средств по каждой СО НКО. Также был внедрен конструктор отчетов, позволяющий формировать данные о расходах в виде электронных таблиц. Эти инструменты существенно упростили процесс мониторинга и анализа бюджетных средств, улучшив управление финансированием социальных проектов.

Электронная цифровая подпись

Для безопасности и юридической значимости документооборота в системе появилась электронная цифровая подпись (ЭЦП). Это решение позволило сделать процесс оформления и подписания документов полностью цифровым, что существенно ускорило работу и снизило риски ошибок.

Результаты

В результате проведенной модернизации система «Москва – Добрый город» стала более функциональной, удобной и безопасной. Пользователи отметили улучшение качества обслуживания, снижение времени обработки заявок и повышение общей прозрачности процессов. Успешная реализация проекта показала, что информационные государственные системы могут играть ключевую роль в развитии социальной сферы и взаимодействии с некоммерческими организациями.